Betriebsausgaben in der Gastronomie: Was ist absetzbar?

In der Gastronomie fallen taglich zahlreiche Kosten an - von der Warenbeschaffung uber Personalkosten bis hin zu Energieausgaben. Die gute Nachricht: Die meisten dieser Kosten konnen Sie als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, welche Ausgaben absetzbar sind und worauf Sie achten mussen.

Grundlagen: Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb Ihres Gastronomieunternehmens veranlasst sind. Sie mindern Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Das Prinzip ist einfach: Je hoher die anerkannten Betriebsausgaben, desto niedriger der zu versteuernde Gewinn.

Allerdings gibt es wichtige Grundregeln zu beachten:

• Die Ausgaben mussen betrieblich veranlasst sein
• Sie mussen ordnungsgemas dokumentiert werden (Belege, Rechnungen)
• Manche Ausgaben sind nur teilweise absetzbar (z.B. Bewirtung)
• Einige Ausgaben unterliegen besonderen Regelungen

Kategorie 1: Wareneinkauf und Materialeinsatz

Der Wareneinkauf ist typischerweise einer der grossten Kostenblocks in der Gastronomie. Alle Einkaufe fur Ihren Betrieb sind vollstandig absetzbar:

Lebensmittel und Getranke

• Lebensmittel: Fleisch, Fisch, Gemuse, Obst, Milchprodukte, etc.
• Getranke: Alkoholische und nicht-alkoholische Getranke
• Zutaten: Gewurze, Ole, Konserven, Trockenwaren
• Fertigprodukte: Convenience-Produkte, Tiefkuhlware

Verbrauchsmaterial

• Servietten, Tischtextilien
• Kerzen, Dekoration
• Reinigungsmittel und Hygieneartikel
• Verpackungsmaterial (fur Take-away und Lieferung)
• Einweggeschirr und -besteck

Kategorie 2: Personalkosten

Personalkosten machen in der Gastronomie oft 30-40% des Umsatzes aus. Alle diese Kosten sind vollstandig absetzbar:

Lohne und Gehalter

• Bruttolohne: Die vollstandigen Bruttobezuge Ihrer Mitarbeiter
• Arbeitgeberanteile: Sozialversicherungsbeitrage (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung)
• Berufsgenossenschaftsbeitrage: Unfallversicherung
• Minijobber: Pauschalbeitrage zur Sozialversicherung (ca. 30%)

Sonderzahlungen

• Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld
• Pramien und Boni
• Zulagen (Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschlage - teilweise steuerfrei)

Personalnebenkosten

• Mitarbeiterverpflegung: Bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei (Sachbezugswerte 2025: Mittag/Abend 3,80 Euro, Fruhstuck 2,17 Euro)
• Arbeitskleidung: Kuchenjacken, Schurzen, Servicekleidung
• Fortbildungen: Barista-Kurse, Weinschulungen, Hygienebelehrungen
• Gesundheitsvorsorge: Arbeitsmedizinische Untersuchungen

Kategorie 3: Miet- und Raumkosten

Die Kosten fur Ihre Betriebsraume sind in voller Hohe absetzbar:

Miete und Pacht

• Kaltmiete fur Restaurant, Kuche, Lager
• Pacht (bei Pachtobjekten)
• Nebenkosten (Heizung, Wasser, Mullabfuhr)
• Grundsteuer (wenn vom Mieter getragen)

Strom und Energie

• Stromkosten fur Kuche, Kuhlraume, Beleuchtung, Klimaanlage
• Gaskosten (Herd, Heizung)
• Fernwarme

Kategorie 4: Ausstattung und Investitionen

Investitionen in Ihren Betrieb werden uber die Abschreibung als Betriebsausgaben geltend gemacht:

Sofort absetzbar (GWG bis 800 Euro netto)

• Kleinere Kuchengerate (Mixer, Toaster)
• Einzelne Mobel
• Werkzeuge und Utensilien
• Dekoartikel

Uber Nutzungsdauer abzuschreiben

• Kuchenausstattung: 5-15 Jahre je nach Gerat
• Mobel: 10 Jahre (Tische, Stuhle, Theken)
• Kassensysteme: 3-5 Jahre
• Fahrzeuge: 6 Jahre (Nutzfahrzeuge)
• EDV-Ausstattung: 3 Jahre

Nutzen Sie auch den Investitionsabzugsbetrag fur geplante grossere Anschaffungen.

Kategorie 5: Versicherungen

Betriebliche Versicherungen sind vollstandig als Betriebsausgaben absetzbar:

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Inhaltsversicherung (fur Inventar und Waren)
• Geschaftsinhaltsversicherung
• Betriebsunterbrechungsversicherung
• Rechtsschutzversicherung (betrieblicher Teil)
• Elektronikversicherung
• Kfz-Versicherung fur Betriebsfahrzeuge

Kategorie 6: Werbung und Marketing

Alle Ausgaben fur die Bewerbung Ihres Betriebs sind vollstandig absetzbar:

Klassische Werbung

• Anzeigen in Zeitungen und Magazinen
• Flyer, Speisekarten, Visitenkarten
• Aussenwerbung (Schilder, Banner)
• Werbegeschenke (bis 35 Euro pro Empfanger pro Jahr)

Online-Marketing

• Website-Erstellung und -Pflege
• Social-Media-Werbung (Facebook, Instagram Ads)
• Google Ads
• E-Mail-Marketing-Tools
• Fotografie und Videoproduktion

Portale und Plattformen

• Listungen bei Lieferando, Uber Eats, etc.
• Reservierungsplattformen (TheFork, OpenTable)
• Bewertungsportale (Premium-Mitgliedschaften)

Kategorie 7: Beratung und Dienstleistungen

Professionelle Unterstutzung ist in voller Hohe absetzbar:

• Steuerberater und Buchhaltung: Ihre Kosten bei EasySteuern
• Rechtsanwalte: Fur betriebliche Rechtsfragen
• Unternehmensberater: Betriebswirtschaftliche Beratung
• IT-Dienstleister: Technische Unterstutzung
• Marketingagenturen: Werbung und Design

Kategorie 8: Fahrzeugkosten

Wenn Sie ein Fahrzeug betrieblich nutzen (z.B. fur Einkaufe oder Lieferservice), sind folgende Kosten absetzbar:

Bei betrieblichem Fahrzeug (mehr als 50% betriebliche Nutzung)

• Kaufpreis (uber Abschreibung) oder Leasingraten
• Kraftstoff
• Versicherung
• Wartung und Reparaturen
• Kfz-Steuer
• Parkgebuhren

Bei privatem Fahrzeug mit betrieblicher Nutzung

• Kilometerpauschale: 0,30 Euro pro betrieblich gefahrenem Kilometer
• Alternative: Nachweis der tatsachlichen Kosten (Fahrtenbuch)

Kategorie 9: Oft ubersehene Betriebsausgaben

Diese Ausgaben werden haufig vergessen, sind aber vollstandig absetzbar:

Bank- und Finanzierungskosten

• Kontofuhrungsgebuhren
• EC-Kartengebuhren und Kartenzahlungsprovision
• Kreditzinsen fur betriebliche Darlehen
• Leasinggebuhren

Kommunikation

• Telefon und Internet (betrieblicher Anteil)
• Mobilfunkvertrage
• Porto und Versandkosten

Beitrage und Mitgliedschaften

• IHK-Beitrag
• DEHOGA-Mitgliedschaft
• Fachverbande und Berufsverbande
• GEMA-Gebuhren

Weiterbildung

• Fachliteratur und Zeitschriften
• Seminare und Fortbildungen
• Messen und Fachveranstaltungen

Sonderfalle und Besonderheiten

Bewirtungskosten

Geschaftliche Bewirtungen sind nur zu 70% absetzbar. Wichtig: Ordnungsgemasse Dokumentation mit Anlass, Teilnehmern und Geschaftszweck. Mehr dazu in unseren 10 Steuertipps fur Restaurantbesitzer.

Geschenke

Geschenke an Geschaftspartner sind nur bis 35 Euro pro Person und Jahr absetzbar. Geschenke an Mitarbeiter (z.B. zu Geburtstagen) haben andere Regelungen.

Arbeitszimmer

Wenn Sie administrative Tatigkeiten von zu Hause aus erledigen, konnen Sie unter bestimmten Voraussetzungen ein hausliches Arbeitszimmer absetzen (anteilige Miete, Strom, Heizung).

Dokumentation ist entscheidend

Damit Ihre Betriebsausgaben anerkannt werden, mussen Sie sie korrekt dokumentieren:

• Originalbelege aufbewahren: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
• Ordnungsgemasge Rechnungen: Mit allen Pflichtangaben
• Zuordnung zur Betriebsausgabe: Klar erkennbare betriebliche Veranlassung
• Zeitnahe Erfassung: Moglichst zeitnah in der Buchhaltung verbuchen

Eine professionelle Buchhaltung stellt sicher, dass alle Ihre Betriebsausgaben korrekt erfasst und steuerlich optimal genutzt werden.

Fazit: Jeder Euro zahlt

In der Gastronomie fallen viele verschiedene Kosten an. Die konsequente Erfassung aller Betriebsausgaben kann Ihre Steuerlast erheblich senken. Denken Sie daran: Jeder nicht erfasste Beleg ist verschenktes Geld.

Mit einer spezialisierten Buchhaltung fur die Gastronomie stellen Sie sicher, dass keine absetzbaren Kosten ubersehen werden - und das bei 50% geringeren Kosten als bei herkommlichen Steuerberatern.