Die Betriebswirtschaftliche Auswertung - kurz BWA - ist das Herzstück Ihres monatlichen Finanzreportings. Für Gastronomen ist sie besonders wertvoll, da sie frühzeitig zeigt, ob Ihr Restaurant wirtschaftlich auf Kurs ist. Doch viele Gastronomen erhalten ihre BWA vom Steuerberater und legen sie ungelesen zur Seite. Das ändern wir heute.
Was ist eine BWA und warum ist sie so wichtig?
Die BWA ist eine standardisierte Auswertung Ihrer Buchhaltungsdaten, die monatlich oder quartalsweise erstellt wird. Im Gegensatz zum Jahresabschluss, der erst Monate nach Geschäftsjahresende vorliegt, erhalten Sie mit der BWA zeitnahe Informationen über Ihre wirtschaftliche Situation.
Für Gastronomiebetriebe ist die BWA aus mehreren Gründen unverzichtbar:
- Früherkennung von Problemen: Wenn die Kosten aus dem Ruder laufen, sehen Sie es sofort - nicht erst beim Jahresabschluss
- Bankgespräche: Jede Bank verlangt aktuelle BWAs für Kreditanträge oder Kontokorrentrahmen
- Saisonale Planung: Sie erkennen Ihre starken und schwachen Monate
- Steuervorauszahlungen: Basierend auf der BWA können Sie Ihre Vorauszahlungen anpassen lassen
Die wichtigsten BWA-Kennzahlen für Gastronomen
Die Standard-BWA nach DATEV (BWA-Form 01) enthält viele Positionen. Für Sie als Gastronom sind folgende Kennzahlen besonders relevant:
1. Umsatzerlöse (Position 1)
Hier finden Sie Ihre gesamten Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken. Achten Sie darauf, ob die Umsätze netto (ohne Mehrwertsteuer) oder brutto ausgewiesen sind. Die BWA zeigt normalerweise Netto-Werte.
Praxis-Tipp: Vergleichen Sie Ihre Umsätze mit dem Vorjahresmonat. Ein Rückgang von mehr als 10% ohne erkennbaren Grund (Ferien, Wetter, Baustelle) sollte Sie aufmerksam machen.
2. Wareneinsatz (Position 2)
Der Wareneinsatz ist für Gastronomen DIE zentrale Kennzahl. Er zeigt, wie viel Sie für Lebensmittel und Getränke ausgegeben haben. Die Wareneinsatzquote sollte bei einem Restaurant typischerweise zwischen 25% und 35% liegen.
Berechnung der Wareneinsatzquote:
Wareneinsatzquote = Wareneinsatz / Umsatz x 100
Beispiel: Bei 50.000 Euro Umsatz und 15.000 Euro Wareneinsatz haben Sie eine Quote von 30%.
3. Personalkosten (Position 3-4)
Die Personalkosten sind in der Gastronomie der größte Kostenblock nach dem Wareneinsatz. Hier werden Löhne, Gehälter und alle Lohnnebenkosten zusammengefasst. Eine gesunde Personalkostenquote liegt in der Gastronomie zwischen 30% und 40% des Umsatzes.
4. Rohertrag (Position 5)
Der Rohertrag zeigt, was nach Abzug des Wareneinsatzes vom Umsatz übrig bleibt. Er ist die Basis für alle weiteren Kosten wie Personal, Miete und Betriebskosten. Der Rohertrag sollte mindestens 65-75% des Umsatzes betragen.
5. Betriebsergebnis (Position 15)
Das Betriebsergebnis zeigt, was unter dem Strich übrig bleibt - vor Steuern und außerordentlichen Posten. Ein gesunder Gastronomiebetrieb sollte ein Betriebsergebnis von mindestens 5-10% des Umsatzes erwirtschaften.
Die typischen Benchmark-Werte für Gastronomie
Damit Sie Ihre Zahlen einordnen können, hier die typischen Richtwerte für Restaurants:
- Wareneinsatz: 25-35% (Food: 28-32%, Beverage: 18-25%)
- Personalkosten: 30-40%
- Miete: 8-12%
- Sonstige Betriebskosten: 10-15%
- Gewinn vor Steuern: 5-10%
Wichtig: Diese Werte sind Richtwerte. Ein Café hat andere Strukturen als ein Fine-Dining-Restaurant. Vergleichen Sie sich mit Betrieben ähnlicher Ausrichtung und Größe.
Häufige Fehler bei der BWA-Interpretation
Viele Gastronomen machen bei der Analyse ihrer BWA typische Fehler:
Fehler 1: Nur auf das Ergebnis schauen
Das Endergebnis allein sagt wenig aus. Ein guter Monat kann schlechte Strukturen verdecken. Analysieren Sie immer auch die einzelnen Kostenblöcke im Verhältnis zum Umsatz.
Fehler 2: Schwankungen ignorieren
Einmalige Effekte (neue Küchenausstattung, Jahresbeiträge) verzerren einzelne Monate. Betrachten Sie daher immer auch kumulierte Werte (Januar bis aktueller Monat).
Fehler 3: Keine Vergleiche anstellen
Eine BWA ist nur aussagekräftig im Vergleich - zum Vorjahr, zum Vormonat oder zu Ihrer Planung. Fordern Sie von Ihrem Steuerberater immer Vergleichszahlen an.
Fehler 4: Abschreibungen unterschätzen
Abschreibungen sind keine Zahlungen, belasten aber das Ergebnis. Sie zeigen den Wertverlust Ihrer Ausstattung. Planen Sie Rücklagen für Ersatzinvestitionen ein.
So nutzen Sie die BWA für bessere Entscheidungen
Die BWA ist mehr als eine Pflichtübung für die Bank. Nutzen Sie sie aktiv:
- Monatliche Review: Nehmen Sie sich jeden Monat 30 Minuten Zeit für Ihre BWA
- Kostenkontrolle: Hinterfragen Sie Abweichungen bei den großen Kostenblöcken
- Preiskalkulation: Wenn der Wareneinsatz steigt, müssen Sie Ihre Preise überprüfen
- Personalplanung: Passen Sie Dienstpläne an die tatsächlichen Umsatzerwartungen an
- Liquiditätsplanung: Nutzen Sie die BWA-Entwicklung für Ihre Cashflow-Planung
Wann sollten Sie handeln?
Bestimmte Signale in der BWA erfordern sofortiges Handeln:
- Wareneinsatzquote über 35%: Kalkulationen prüfen, Inventur durchführen, Schwund untersuchen
- Personalkostenquote über 42%: Schichtplanung optimieren, Produktivität analysieren
- Rohertrag unter 60%: Sofort Preise und Einkauf überprüfen
- Negatives Betriebsergebnis über mehrere Monate: Grundlegende Restrukturierung erforderlich
Fazit: Die BWA als Ihr wichtigstes Steuerungsinstrument
Die BWA ist kein lästiges Übel, sondern Ihr Kompass durch die wirtschaftlichen Gewässer der Gastronomie. Nutzen Sie sie aktiv, um Probleme früh zu erkennen und Chancen zu nutzen. Wenn Sie Fragen zu Ihrer BWA haben oder Unterstützung bei der Interpretation benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
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