Betriebspruefer kommen nicht unvorbereitet. Sie kennen die typischen Schwachstellen in der Gastronomie und wissen genau, wo sie hinschauen muessen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Pruefungsschwerpunkte und erklaeren, worauf das Finanzamt bei Restaurants, Cafes und Bars besonders achtet.
Warum wird die Gastronomie so genau geprueft?
Die Gastronomie zaehlt zu den sogenannten bargeldintensiven Branchen. Das bedeutet: Ein grosser Teil der Umsaetze wird bar abgewickelt. Aus Sicht des Finanzamts erhoeht das die Manipulationsgefahr. Studien zeigen, dass in der Gastronomie statistisch mehr Steuerhinterziehung vermutet wird als in anderen Branchen.
Hinzu kommt die Komplexitaet des Geschaefts: unterschiedliche Umsatzsteuersaetze, viele Aushilfen, hoher Warenumschlag und variable Arbeitszeiten machen die Buchhaltung anspruchsvoll und damit fehleranfaellig.
Schwerpunkt 1: Die Kassenfuehrung
Die Kasse ist das Herzstueck jeder Gastronomie-Pruefung. Hier schauen Pruefer besonders genau hin:
Z-Berichte und Tagesabschluesse
Jeder Tag muss mit einem Z-Bericht abgeschlossen werden. Dieser Bericht dokumentiert alle Transaktionen des Tages und setzt die Kasse auf Null. Der Pruefer kontrolliert:
- Sind alle Z-Berichte lueckenlos vorhanden?
- Stimmen die Nummern fortlaufend?
- Gibt es verdaechtige Zeitstempel (z.B. nachts um 3 Uhr)?
- Passt die Summe der Z-Berichte zur Buchhaltung?
Kritisch: Fehlende oder lueckenhafte Z-Berichte sind einer der haeufigsten Gruende fuer Hinzuschaetzungen. Bewahren Sie alle Z-Berichte mindestens 10 Jahre auf.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Seit 2020 muessen alle elektronischen Kassensysteme ueber eine TSE verfuegen. Die TSE protokolliert alle Transaktionen faelschungssicher. Der Pruefer prueft:
- Ist eine zertifizierte TSE vorhanden?
- Sind alle Transaktionen durch die TSE signiert?
- Koennen die Daten in einem pruefbaren Format exportiert werden?
Schwerpunkt 2: Der Wareneinsatz
Der Wareneinsatz ist eine der wichtigsten Kennzahlen fuer Betriebspruefer. Er zeigt das Verhaeltnis zwischen eingekauften Waren und erzieltem Umsatz.
Die Wareneinsatzquote
Die Wareneinsatzquote berechnet sich wie folgt:
Formel: Wareneinsatzquote = (Wareneinkauf / Netto-Umsatz) x 100
Beispiel: Bei 50.000 Euro Wareneinkauf und 150.000 Euro Umsatz ergibt sich eine Quote von 33,3%.
Das Finanzamt verfuegt ueber Richtsatzsammlungen mit branchenueblichen Wareneinsatzquoten. Typische Werte fuer die Gastronomie:
| Betriebsart | Wareneinsatz Speisen | Wareneinsatz Getraenke |
|---|---|---|
| Gehobenes Restaurant | 28-35% | 20-28% |
| Gutbuergerliche Kueche | 30-38% | 22-30% |
| Cafe / Bistro | 25-35% | 20-28% |
| Bar / Kneipe | - | 18-25% |
| Imbiss | 35-45% | 25-32% |
Weicht Ihre Quote erheblich von diesen Werten ab, wird der Pruefer kritische Fragen stellen. Eine zu niedrige Quote kann auf nicht verbuchte Wareneinkauefe hindeuten, eine zu hohe auf nicht versteuerte Umsaetze.
So schuetzen Sie sich vor kritischen Feststellungen
Die wichtigsten Massnahmen im Ueberblick:
- Taegliche Z-Berichte erstellen und aufbewahren
- TSE-konforme Kasse mit aktueller Software nutzen
- Wareneinsatz regelmaessig kontrollieren und Abweichungen dokumentieren
- Personalunterlagen vollstaendig und aktuell halten
- Umsatzsteuer korrekt aufteilen
- Eigenverbrauch mit den amtlichen Pauschbetraegen ansetzen
- Verfahrensdokumentation fuer die Kasse erstellen
Fazit: Die beste Verteidigung gegen kritische Pruefungsfeststellungen ist eine von Anfang an saubere und nachvollziehbare Buchfuehrung. Mit einer spezialisierten Gastronomie-Buchhaltung minimieren Sie Ihr Risiko erheblich.
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