Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr schrittweise zum Standard. Gastronomiebetriebe sollten deshalb klar trennen, was bereits für den Empfang gilt, ab wann sie selbst E-Rechnungen versenden müssen und wie die Belege revisionssicher aufbewahrt werden.

Die Fristen auf einen Blick

Seit dem 01.01.2025 gilt: Unternehmen und Betriebe müssen E-Rechnungen für erfasste inländische B2B-Umsätze empfangen können. Ab 2027 gilt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für solche Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen; für bestimmte EDI-Rechnungen gilt noch eine Übergangsregel. Ab 2028 gilt: Alle inländischen Unternehmen mit unter die B2B-E-Rechnungspflicht fallenden Umsätzen müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer dürfen ihre nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreien Umsätze nach § 34a UStDV weiterhin mit einer sonstigen Rechnung abrechnen. Private Restaurantgäste fallen nicht unter die inländische B2B-E-Rechnungspflicht.Amtliche Quellen, abgerufen am 5. Oktober 2026: § 14 UStG · § 27 Absatz 38 UStG · § 34a UStDV

Was ist eine E-Rechnung?

Wann wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt: Der Empfang erfasster inländischer B2B-Rechnungen ist seit 2025 erforderlich, während für die Ausstellung Übergangsregeln bis 2027 beziehungsweise 2028 gelten. Die konkrete Versandpflicht hängt insbesondere vom Vorjahresumsatz und gesetzlichen Ausnahmen ab. Eine einfache PDF-Datei ist dabei keine strukturierte E-Rechnung. Organisieren Sie Empfang, technische Verarbeitung und Aufbewahrung unabhängig davon, welche Übergangsfrist Ihr Betrieb noch nutzen darf.

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Angaben automatisiert einlesen und weiterverarbeiten. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese technische Anforderung allein nicht.

Empfang seit 2025 sicherstellen

Für den Empfang genügt zunächst ein erreichbares E-Mail-Postfach oder ein vereinbarter digitaler Übertragungsweg. Entscheidend ist, dass eingehende Rechnungen vollständig, lesbar und nachvollziehbar in den Buchhaltungsprozess übernommen werden.

  • Zentrale Adresse für Eingangsrechnungen festlegen
  • ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien technisch verarbeiten können
  • Freigabe- und Ablageprozess dokumentieren
  • Dubletten und fehlende Pflichtangaben früh erkennen

Versandpflicht nach Unternehmensgröße

Für wen ist die E-Rechnung ab 2027 Pflicht?

Inländische Unternehmen müssen ab 2027 für erfasste B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Für kleinere Rechnungsaussteller läuft die entsprechende Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Daneben bestehen gesetzliche Ausnahmen und eine befristete Sonderregel für bestimmte EDI-Verfahren. Prüfen Sie deshalb Umsatz, Empfänger und Rechnungsart gemeinsam; eine Pflicht für jede Restaurantrechnung an Privatgäste folgt daraus nicht.

Gilt die E-Rechnungspflicht ab 2028 auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen auch 2028 keine E-Rechnungen für ihre nach der Kleinunternehmerregelung steuerfreien Umsätze ausstellen. Dafür dürfen sie weiterhin eine sonstige Rechnung, etwa auf Papier, übermitteln. Der Empfang von E-Rechnungen bei entsprechenden Eingangsumsätzen ist davon getrennt zu betrachten. Wird die Kleinunternehmerregelung nicht mehr angewendet, sind die allgemeinen Pflichten erneut zu prüfen; die Ausnahme betrifft den steuerlichen Status, nicht allein eine geringe Betriebsgröße.

§ 27 Absatz 38 UStG erlaubt bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen für die dort genannten Umsätze. Für 2027 verlängert sich diese Übergangsregel bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz; für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027. Die dauerhafte Ausnahme für Kleinunternehmerrechnungen nach § 34a UStDV bleibt auch nach 2028 bestehen. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft die in § 14 Absatz 2 UStG geregelten inländischen B2B-Umsätze, nicht pauschal jede Rechnung.Amtliche Quellen, abgerufen am 5. Oktober 2026: § 14 UStG · § 27 Absatz 38 UStG · § 34a UStDV

Rechtsgrundlage und Aufbewahrung

Die E-Rechnung und ihre Anforderungen werden in § 14 UStG sowie den zugehörigen Übergangsregeln geregelt. E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Das strukturierte Originalformat ist dabei so zu sichern, dass Inhalt und Herkunft nachvollziehbar bleiben.Amtliche Quelle, abgerufen am 21. September 2026: § 14 UStG (Rechnungen) · § 147 AO (Aufbewahrung)

Praktischer Ablauf für Gastronomiebetriebe

Ist ein Restaurant verpflichtet, eine Rechnung auszustellen?

Ein Restaurant muss grundsätzlich eine Rechnung ausstellen, wenn es eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt. Bei einer gewöhnlichen Bewirtung privater Gäste besteht diese umsatzsteuerliche Ausstellungspflicht dagegen nicht allgemein. Eine gesonderte Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassen ist davon zu unterscheiden. Ob eine E-Rechnung erforderlich ist, richtet sich zusätzlich nach Ansässigkeit, Rechnungsart, Übergangsregeln und gesetzlichen Ausnahmen.

  1. Eingang bündeln: Rechnungen nicht über private Postfächer oder Messenger verteilen.
  2. Format prüfen: Strukturierte Daten und eine gegebenenfalls enthaltene Sichtdatei gemeinsam archivieren.
  3. Freigabe dokumentieren: Zuständigkeit, Prüfung und Zahlungsfreigabe nachvollziehbar festhalten.
  4. Buchhaltung anbinden: Rechnungsdaten ohne Medienbruch an die Buchhaltung übergeben.

Fazit

Wer Empfang, Prüfung und Ablage jetzt einheitlich organisiert, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern reduziert auch manuelle Erfassungsfehler. Prüfen Sie den Ablauf regelmäßig und stimmen Sie Sonderfälle mit Ihrem Partner-Steuerberater ab.Amtliche Quelle, abgerufen am 21. September 2026: § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)