Die Inventur ist in der Gastronomie nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wertvolles Instrument zur Betriebssteuerung. Eine sauber durchgefuehrte Bestandsaufnahme liefert die Grundlage fuer Ihre Wareneinsatzquote und hilft, Schwund und Verluste aufzudecken. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Inventur in Ihrem Restaurant professionell durchfuehren.
Warum ist die Inventur wichtig?
Die Inventur erfuellt in der Gastronomie mehrere wichtige Funktionen:
- Gesetzliche Pflicht: Nach § 240 HGB sind Sie als Kaufmann verpflichtet, zum Ende jedes Geschaeftsjahres eine Inventur durchzufuehren
- Bilanzierung: Der Warenbestand ist ein wichtiger Posten in Ihrer Bilanz
- Wareneinsatzberechnung: Nur mit korrekten Bestandswerten koennen Sie Ihren tatsaechlichen Wareneinsatz ermitteln
- Schwunderkennung: Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand zeigen Verluste durch Diebstahl, Verderb oder falsche Buchungen
- Betriebssteuerung: Kenntnis ueber Ihre Bestaende ermoeglicht bessere Einkaufsplanung
Inventurarten in der Gastronomie
Stichtagsinventur
Die klassische Variante: Sie zaehlen alle Bestaende an einem festgelegten Stichtag (meist der Bilanzstichtag 31.12.). Vorteil: Einfache Durchfuehrung. Nachteil: Hoher Aufwand an einem einzigen Tag, oft zum unguenstigsten Zeitpunkt.
Zeitnahe Inventur
Die Bestandsaufnahme erfolgt innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. Zu- und Abgaenge werden wertmaessig fortgeschrieben. Eine praktische Alternative fuer die meisten Gastronomiebetriebe.
Verlegte Inventur
Die Inventur kann bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag durchgefuehrt werden. Die Bestaende werden dann auf den Stichtag wertmaessig fortgeschrieben.
Permanente Inventur
Bei dieser Methode werden die Bestaende laufend in einer Lagerbuchhaltung erfasst. Eine koerperliche Bestandsaufnahme erfolgt einmal jaehrlich zu beliebigen Zeitpunkten. Voraussetzung: Ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem.
Stichprobeninventur
Nur fuer grosse Betriebe mit hoher Artikelzahl relevant. Statistisch werden Stichproben gezogen und auf den Gesamtbestand hochgerechnet. In der klassischen Gastronomie selten anwendbar.
Schritt-fuer-Schritt Anleitung zur Inventur
1 Vorbereitung (1-2 Wochen vorher)
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Arbeit. Planen Sie fruehzeitig:
- Inventurtermin festlegen (idealerweise bei niedrigem Bestand)
- Inventurteam zusammenstellen und Aufgaben verteilen
- Zaehlformulare oder Inventur-App vorbereiten
- Lagerbereich aufraeumen und sortieren
- Beschriftungen pruefen und aktualisieren
2 Bestaende reduzieren
In den Tagen vor der Inventur sollten Sie:
- Einkaufsmengen reduzieren
- Bestaende gezielt abverkaufen
- Keine neuen Waren am Inventurtag bestellen
- Angebrochene Packungen moeglichst aufbrauchen
3 Bereiche festlegen
Teilen Sie Ihren Betrieb in klar abgegrenzte Inventurbereiche:
- Trockenlager
- Kuehlraum / Kuehlschraenke
- Tiefkuehlung
- Getraenkelager
- Bar / Thekenbereich
- Kueche (Mise en Place)
4 Zaehlung durchfuehren
Am Inventurtag selbst:
- Betrieb moeglichst geschlossen halten
- Im Zwei-Personen-Prinzip zaehlen (einer zaehlt, einer schreibt)
- Systematisch von links nach rechts, oben nach unten
- Jedes Regal komplett abarbeiten
- Angebrochene Einheiten schaetzen und kennzeichnen
- Unbrauchbare Ware separat erfassen
5 Bewertung der Bestaende
Nach der Mengenerfassung muessen die Bestaende bewertet werden:
- Grundsatz: Bewertung zu Anschaffungskosten
- Bei mehreren Einkaufspreisen: Durchschnitts- oder FIFO-Methode
- Bei beschaedigter/veralteter Ware: Niederstwertprinzip beachten
- MwSt. nicht einbeziehen (Nettowerte!)
6 Dokumentation und Abschluss
Zum Abschluss der Inventur:
- Inventurlisten unterschreiben lassen
- Gesamtwert berechnen
- Differenzen analysieren und dokumentieren
- Unterlagen 10 Jahre aufbewahren
- Ergebnisse an Steuerberater/Buchhaltung weitergeben
Inventur-Checkliste zum Ausdrucken
Vor der Inventur
- Inventurtermin festgelegt und kommuniziert
- Inventurteam eingeteilt
- Zaehlformulare/Tablets vorbereitet
- Waage und Messmittel bereitgestellt
- Lager aufgeraeumt und sortiert
- Lieferungen fuer Inventurtag abbestellt
- Bestaende vorher reduziert
Waehrend der Inventur
- Alle Bereiche systematisch erfasst
- Angebrochene Packungen geschaetzt
- Verdorbene Ware separat notiert
- Privatentnommene Ware beruecksichtigt
- Zweites Zaehlen bei Unstimmigkeiten
- Alle Listen vollstaendig ausgefuellt
Nach der Inventur
- Listen unterschrieben
- Bewertung durchgefuehrt
- Summen gebildet
- Soll-Ist-Vergleich erstellt
- Differenzen analysiert
- Unterlagen archiviert
- Buchhaltung informiert
Bewertung der Warenbestaende
Die korrekte Bewertung ist entscheidend fuer eine ordnungsgemaesse Bilanzierung:
Anschaffungskosten als Grundlage
Bewertet wird grundsaetzlich zu Anschaffungskosten. Das ist der Einkaufspreis abzueglich Rabatte und Skonti, zuzueglich Nebenkosten wie Transport. Die Umsatzsteuer wird nicht eingerechnet (Nettobewertung).
Bewertungsvereinfachungen
Bei vielen gleichartigen Produkten mit schwankenden Einkaufspreisen gibt es zwei gaengige Methoden:
| Methode | Beschreibung | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| Durchschnittsmethode | Durchschnitt aller Einkaufspreise des Jahres | Bei relativ stabilen Preisen |
| FIFO-Methode | First In, First Out - aelteste Ware wird zuerst verbraucht | Bei Lebensmitteln ueblich und sinnvoll |
| LIFO-Methode | Last In, First Out - steuerlich nicht zulaessig! | Nicht anwenden |
Niederstwertprinzip
Ist der Marktpreis am Bilanzstichtag niedriger als die Anschaffungskosten, muss zum niedrigeren Wert bewertet werden. Dies gilt auch fuer:
- Waren kurz vor dem Mindesthaltbarkeitsdatum
- Beschaedigte Verpackungen
- Saisonware nach der Saison
- Waren mit Qualitaetsmaengeln
Wichtig: Unbrauchbare Ware
Komplett unbrauchbare Ware (verdorben, abgelaufen) wird mit 0 Euro bewertet und sollte als Schwund/Verderb gesondert dokumentiert werden. Diese Verluste sind wichtig fuer die Analyse Ihrer Warenwirtschaft.
Haeufige Fehler bei der Inventur vermeiden
1. Unvollstaendige Erfassung
Vergessen Sie keine Lagerbereiche! Auch Kuehlschraenke in der Kueche, Bestande an der Bar oder Vorraete im Buero gehoeren zur Inventur.
2. Falsche Mengeneinheiten
Achten Sie auf konsistente Einheiten: Wird in Stueck, Kilogramm, Litern oder Packungen gezaehlt? Mischen Sie nicht!
3. Doppelzaehlungen
Markieren Sie abgeschlossene Bereiche deutlich, damit nichts doppelt erfasst wird.
4. Angebrochene Ware ignorieren
Auch halbe Flaschen, angebrochene Mehlpackungen oder angeschnittene Wurst haben einen Wert und muessen erfasst werden.
5. Falsche Bewertung
Verwenden Sie die aktuellen Einkaufspreise (netto!) und nicht die Verkaufspreise.
6. Warenbewegungen waehrend der Zaehlung
Waehrend der Inventur sollte kein Warenein- oder -ausgang stattfinden. Falls unvermeidbar, dokumentieren Sie alles genau.
Digitale Inventur mit Apps und Software
Moderne Loesungen erleichtern die Inventur erheblich:
- Barcode-Scanner: Schnelles Erfassen von Artikeln per Scan
- Tablet-Apps: Digitale Zaehlformulare mit automatischer Berechnung
- Warenwirtschaftssysteme: Integration mit permanenter Inventur
- Cloud-Loesungen: Echtzeit-Zusammenfuehrung mehrerer Zaehler
Der Vorteil digitaler Loesungen: Weniger Uebertragungsfehler, automatische Summenbildung und direkte Anbindung an Ihre Buchhaltung.
Inventur und Buchhaltung
Die Inventurergebnisse sind Grundlage fuer wichtige buchhalterische Vorgaenge:
- Bilanzposition: Der Warenbestand erscheint als Umlaufvermoegen in der Bilanz
- Bestandsveraenderung: Die Differenz zum Vorjahresbestand wirkt sich auf den Gewinn aus
- Wareneinsatz: Erst mit den Inventurwerten laesst sich der tatsaechliche Wareneinsatz berechnen
- Schwundanalyse: Differenzen zeigen Optimierungspotenziale
Eine professionelle Buchhaltung fuer die Gastronomie beruecksichtigt alle diese Faktoren und liefert Ihnen aussagekraeftige Auswertungen.
Fazit: Inventur als Chance zur Optimierung
Die Inventur ist mehr als nur eine laestige Pflicht. Richtig durchgefuehrt, liefert sie wertvolle Erkenntnisse ueber Ihren Betrieb:
- Wo entstehen Verluste durch Schwund oder Verderb?
- Welche Produkte liegen zu lange auf Lager?
- Stimmt Ihre Einkaufsplanung?
- Gibt es Probleme mit einzelnen Warengruppen?
Nutzen Sie die Inventur als Gelegenheit, Ihre Warenwirtschaft zu ueberpruefen und zu optimieren. Der Aufwand lohnt sich - sowohl fuer Ihre Buchhaltung als auch fuer Ihren wirtschaftlichen Erfolg.
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