Schwund und Verderb sind in der Gastronomie unvermeidlich - aber wie erfassen und buchen Sie diese Warenverluste korrekt? In diesem Artikel erklaeren wir die verschiedenen Arten von Warenverlusten, zeigen die richtigen Buchungssaetze und geben Tipps zur Minimierung und korrekten Dokumentation.
Was sind Schwund und Verderb?
Unter Warenverlust versteht man alle Faelle, in denen eingekaufte Waren nicht zum geplanten Verkaufspreis veraeussert werden koennen. In der Gastronomie unterscheiden wir verschiedene Arten:
Verderb
Waren, die aufgrund von Qualitaetsverlust nicht mehr verkauft werden koennen:
- Abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)
- Verdorbene Lebensmittel (Schimmel, Faeulnis)
- Qualitaetsmaengel (welkes Gemuese, altes Brot)
- Falsche Lagerung fuehrte zum Verderb
Schwund
Bestandsdifferenzen, deren Ursache nicht eindeutig zuordenbar ist:
- Diebstahl (durch Mitarbeiter oder Gaeste)
- Nicht erfasste Entnahmen
- Fehler bei der Inventur oder Buchung
- Unkontrollierte Verkostungen
Bruch
Waren, die durch Beschaedigung nicht mehr verkaufsfaehig sind:
- Zerbrochene Flaschen
- Beschaedigte Verpackungen
- Unfaelle in der Kueche
Produktionsverlust
Normaler Verlust bei der Zubereitung:
- Putzverlust bei Gemuese
- Garverlust bei Fleisch
- Verschnitt
Wichtige Unterscheidung
Produktionsverlust ist kein Schwund im eigentlichen Sinne - er ist in der Preiskalkulation bereits beruecksichtigt. Schwund und Verderb sind dagegen ungeplante Verluste, die Ihre Wareneinsatzquote verschlechtern.
Warum muss Schwund gebucht werden?
Die korrekte Buchung von Warenverlusten ist aus mehreren Gruenden wichtig:
- Korrekte Bestandsfuehrung: Ihr Buchbestand muss mit dem tatsaechlichen Bestand uebereinstimmen
- Aussagekraeftige Auswertungen: Nur mit korrekten Daten koennen Sie Ihre Warenwirtschaft analysieren
- Steuerliche Anforderungen: Das Finanzamt erwartet eine nachvollziehbare Dokumentation
- Betriebspruefung: Unerklaerliche Bestandsdifferenzen fuehren zu kritischen Rueckfragen
- Ursachenanalyse: Nur dokumentierte Verluste koennen analysiert und reduziert werden
Die richtigen Konten (SKR03)
Im Standardkontenrahmen SKR03 gibt es verschiedene Konten fuer Warenverluste:
Relevante Konten im SKR03
Buchungssaetze fuer verschiedene Szenarien
Szenario 1: Verdorbene Ware (mit Vorsteuerkorrektur)
Wenn Waren verderben, muss unter bestimmten Umstaenden auch die beim Einkauf geltend gemachte Vorsteuer korrigiert werden.
Beispiel: Verdorbenes Fleisch im Wert von 100 Euro (netto)
Vorsteuerkorrektur erforderlich?
Eine Vorsteuerkorrektur nach Paragraph 15a UStG ist bei verdorbener Ware in der Regel nicht erforderlich, da der Verderb ausserhalb der Einflusssphaere des Unternehmers liegt (BMF-Schreiben). Trotzdem sollten Sie dies im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater klaeren.
Szenario 2: Schwund bei Inventur festgestellt
Bei der Inventur stellen Sie eine Differenz zwischen Buchbestand und tatsaechlichem Bestand fest.
Beispiel: Inventurdifferenz von 500 Euro
Szenario 3: Bruch/Beschaedigung
Eine Kiste Wein faellt herunter und zerbricht.
Beispiel: Bruch einer Weinkiste (Einkaufswert 80 Euro netto)
Szenario 4: Personalverpflegung / Eigenverbrauch
Wenn Mitarbeiter oder Sie selbst Waren aus dem Betrieb entnehmen, handelt es sich um eine unentgeltliche Wertabgabe, die anders zu behandeln ist.
Beispiel: Personalessen im Wert von 50 Euro (netto)
Sachbezugswerte 2025
Fuer die Bewertung von Mitarbeiterverpflegung gelten pauschale Sachbezugswerte (2025: Fruehstueck 2,17 Euro, Mittag-/Abendessen je 4,13 Euro). Diese koennen alternativ zur Einzelbewertung verwendet werden.
Dokumentationspflichten
Eine saubere Dokumentation ist das A und O - besonders im Hinblick auf Betriebspruefungen:
Dokumentation bei Schwund und Verderb
- Datum des Vorfalls bzw. der Feststellung
- Genaue Bezeichnung der Ware (Menge, Einheit, Artikel)
- Einkaufswert (netto)
- Ursache (Verderb, Bruch, Schwund, etc.)
- Bei Verderb: Fotos als Nachweis
- Unterschrift des Verantwortlichen
- Verweis auf Inventurliste oder Schwundprotokoll
Schwundprotokoll fuehren
Fuehren Sie ein laufendes Schwundprotokoll, in dem Sie alle Warenverluste zeitnah erfassen:
| Datum | Artikel | Menge | Wert (netto) | Ursache | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| 15.03. | Rinderfilet | 2 kg | 64,00 Euro | Verderb (Kuehlkette) | Foto |
| 18.03. | Rotwein Chianti | 6 Fl. | 42,00 Euro | Bruch Transport | Lieferschein |
| 22.03. | Lachs | 1,5 kg | 37,50 Euro | MHD abgelaufen | Foto MHD |
| 31.03. | Diverse | - | 125,00 Euro | Inventurdifferenz | Inventurliste |
Branchenueblicher Schwund in der Gastronomie
Das Finanzamt kennt branchenuebliche Schwundquoten. Liegen Ihre Verluste deutlich darueber, muessen Sie mit kritischen Rueckfragen rechnen:
| Warengruppe | Akzeptable Schwundquote | Hinweis |
|---|---|---|
| Lebensmittel gesamt | 2 - 4% | Bezogen auf den Wareneinsatz |
| Frischfleisch | 3 - 5% | Hoeher wegen kurzer Haltbarkeit |
| Fisch und Meeresfruechte | 4 - 6% | Sehr empfindliche Ware |
| Obst und Gemuese | 3 - 5% | Inkl. normalem Putzverlust |
| Getraenke | 1 - 2% | Hauptsaechlich Bruch |
| Spirituosen | 1 - 3% | Inkl. Verdunstung bei offenen Flaschen |
Vorsicht bei Betriebspruefung
Ueberdurchschnittlich hohe Schwundquoten ohne plausible Erklaerung koennen zur Hinzuschaetzung von Umsaetzen fuehren. Das Finanzamt unterstellt dann, dass Waren ohne Rechnung verkauft wurden. Eine lueckenlose Dokumentation schuetzt Sie vor solchen Vorwuerfen.
Steuerliche Auswirkungen
Gewinnauswirkung
Warenverluste mindern Ihren Gewinn - sie sind als Betriebsausgabe abzugsfaehig, sofern sie betrieblich veranlasst und nachgewiesen sind.
Umsatzsteuer
Bei echtem Warenschwund (Verderb, Bruch, Diebstahl) ist grundsaetzlich keine Vorsteuerkorrektur erforderlich, da die Ware weiterhin fuer das Unternehmen bestimmt war. Anders bei:
- Privatentnahme: Umsatzsteuer auf den Entnahmewert
- Sachspenden: Unter Umstaenden umsatzsteuerpflichtig
- Schenkung: Kann umsatzsteuerliche Konsequenzen haben
Schwund und Verderb reduzieren
Die beste Buchung ist die, die gar nicht erst notwendig wird. So reduzieren Sie Ihre Warenverluste:
Bei Verderb
- First-In-First-Out (FIFO): Aeltere Ware zuerst verbrauchen
- Korrekte Lagerung: Kuehlkette einhalten, richtige Temperaturen
- Bedarfsgerechter Einkauf: Nicht zu viel auf Lager
- MHD-Kontrolle: Regelmaessig Ablaufdaten pruefen
- Saisonale Speisekarte: Flexibel auf Bestaende reagieren
Bei Schwund/Diebstahl
- Zugangskontrollen: Lager absperren
- Vier-Augen-Prinzip: Bei Warenannahme und Inventur
- Regelmaessige Inventur: Differenzen frueh erkennen
- Mitarbeiterschulung: Bewusstsein schaffen
- Kassensystem: Alle Entnahmen erfassen
Bei Bruch
- Sichere Lagerung: Stabile Regale, richtige Stapelhoehe
- Schulung: Korrekter Umgang mit empfindlicher Ware
- Qualitaetskontrolle: Bei Anlieferung pruefen
Auswertung und Controlling
Nutzen Sie Ihre Schwunddaten fuer das betriebliche Controlling:
- Schwundquote berechnen: Schwund / Wareneinsatz x 100
- Nach Warengruppen analysieren: Wo sind die Problemfelder?
- Zeitliche Entwicklung: Wird es besser oder schlechter?
- Ursachenanalyse: Was laesst sich vermeiden?
- Benchmarking: Vergleich mit Branchenwerten
Eine professionelle Buchhaltung fuer die Gastronomie liefert Ihnen diese Auswertungen regelmaessig und hilft, Optimierungspotenziale zu erkennen.
Fazit
Schwund und Verderb gehoeren zum Geschaeft - aber sie muessen kontrolliert und dokumentiert werden. Die wichtigsten Punkte:
- Zeitnah erfassen: Warenverluste sofort dokumentieren
- Korrekt buchen: Die richtigen Konten verwenden
- Nachweisen: Fotos, Protokolle, Inventurlisten fuehren
- Analysieren: Ursachen erkennen und abstellen
- Minimieren: Praevention ist besser als Buchung
Mit einer sauberen Dokumentation und den richtigen Prozessen schuetzen Sie sich vor Problemen bei der Betriebspruefung und behalten Ihre Warenwirtschaft im Griff.
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