Personalessen und Sachbezuege korrekt versteuern

In kaum einer Branche ist Personalverpflegung so selbstverstaendlich wie in der Gastronomie. Koechinnen probieren ihre Gerichte, Servicekraefte essen in der Pause - das gehoert zum Alltag. Doch steuerlich ist das Thema komplexer als gedacht. Wer Personalessen falsch oder gar nicht abrechnet, riskiert Nachzahlungen bei der naechsten Pruefung. Dieser Artikel erklaert, wie Sie es richtig machen.

Was sind Sachbezuege?

Ein Sachbezug liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht Geld, sondern eine Sache oder Dienstleistung zuwendet. In der Gastronomie sind die haeufigsten Sachbezuege:

• Mahlzeiten: Fruehstueck, Mittagessen, Abendessen
• Getraenke: Kaffee, Softdrinks, aber auch Alkoholika
• Arbeitskleidung: Wenn sie auch privat getragen werden kann
• Unterkunft: Bei Saisonkraeften oder Auszubildenden

Sachbezuege sind grundsaetzlich lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig - sie erhoehen das Bruttogehalt des Mitarbeiters. Die Bewertung erfolgt entweder zum tatsaechlichen Wert oder zu den amtlichen Sachbezugswerten.

Die Sachbezugswerte 2025

Das Bundesministerium fuer Arbeit und Soziales legt jaehrlich die amtlichen Sachbezugswerte fest. Fuer 2025 gelten:

Mahlzeiten

• Fruehstueck: 2,30 Euro pro Tag
• Mittagessen: 4,40 Euro pro Tag
• Abendessen: 4,40 Euro pro Tag
• Vollverpflegung: 11,10 Euro pro Tag (333 Euro monatlich)

Unterkunft

• Freie Unterkunft: 278 Euro monatlich
• Je nach Ausstattung: Abschlaege moeglich

Diese Werte werden vom Finanzamt akzeptiert, auch wenn die tatsaechlichen Kosten der Mahlzeit hoeher sind. Das ist der grosse Vorteil fuer die Gastronomie: Eine Mahlzeit, die Sie 8 Euro kostet, wird nur mit 4,40 Euro versteuert.

Wann liegt ein steuerpflichtiger Sachbezug vor?

Nicht jedes Essen, das Mitarbeiter im Betrieb zu sich nehmen, ist automatisch ein Sachbezug. Entscheidend ist, ob es sich um eine Zuwendung des Arbeitgebers handelt.

Steuerpflichtiger Sachbezug:

• Arbeitgeber stellt Mahlzeiten kostenlos oder verbilligt zur Verfuegung
• Mitarbeiter duerfen aus dem normalen Speisenangebot waehlen
• Es besteht ein Anspruch auf Verpflegung (vertraglich oder regelmaessig)

Kein Sachbezug:

• Notwendiges Probieren von Speisen zur Qualitaetskontrolle (geringfuegige Mengen)
• Verzehr von Resten, die sonst weggeworfen wuerden (unter strengen Voraussetzungen)
• Mitarbeiter zahlen den vollen Preis fuer die Mahlzeit

Berechnungsbeispiele fuer die Praxis

Beispiel 1: Kostenlose Vollverpflegung

Eine Koechin erhaelt taeglich Fruehstueck, Mittagessen und Abendessen kostenlos. Sie arbeitet 22 Tage im Monat.

• Sachbezugswert pro Tag: 11,10 Euro
• Monatlicher Sachbezug: 22 x 11,10 = 244,20 Euro
• Dieser Betrag wird zum Bruttolohn addiert

Auswirkung bei 2.500 Euro Grundgehalt:
Neues Bruttogehalt: 2.744,20 Euro
Hoehere Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeitraege fuer Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Beispiel 2: Nur Mittagessen

Ein Servicemitarbeiter erhaelt an 20 Arbeitstagen im Monat ein kostenloses Mittagessen.

• Sachbezugswert pro Tag: 4,40 Euro
• Monatlicher Sachbezug: 20 x 4,40 = 88,00 Euro

Beispiel 3: Verbilligtes Essen

Mitarbeiter koennen aus der Karte bestellen und zahlen 50% des Preises. Der Durchschnitt liegt bei 4 Euro Zuzahlung pro Mahlzeit.

• Sachbezugswert: 4,40 Euro
• Abzueglich Zuzahlung: 4,00 Euro
• Verbleibender Sachbezug: 0,40 Euro pro Mahlzeit

Bei geringer Differenz kann der Sachbezug unter die Freigrenze fallen (siehe unten).

Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze

Es gibt eine monatliche Freigrenze von 50 Euro fuer Sachbezuege. Liegen alle Sachbezuege eines Monats darunter, fallen keine Steuern und Sozialabgaben an.

Fuer die Gastronomie bedeutet das: Bei regelmaessiger Verpflegung wird die 50-Euro-Grenze schnell ueberschritten. Bereits 11 Mittagessen im Monat (11 x 4,40 = 48,40 Euro) liegen knapp darunter.

Besonderheiten bei Minijobs

Bei Minijobbern ist besondere Vorsicht geboten: Der Sachbezug wird zum Entgelt hinzugerechnet. Wenn die 538-Euro-Grenze dadurch ueberschritten wird, liegt kein Minijob mehr vor.

Beispiel:

Ein Minijobber verdient 520 Euro und erhaelt an 8 Arbeitstagen ein kostenloses Mittagessen:

• Geldlohn: 520 Euro
• Sachbezug: 8 x 4,40 = 35,20 Euro
• Gesamtentgelt: 555,20 Euro

Achtung: Die Minijob-Grenze ist ueberschritten! Es liegt eine sozialversicherungspflichtige Beschaeftigung vor.

Loesung: Den Geldlohn entsprechend reduzieren oder den Mitarbeiter fuer die Mahlzeiten zahlen lassen.

Pauschalversteuerung als Alternative

Statt der individuellen Versteuerung koennen Sie als Arbeitgeber die Sachbezuege pauschal versteuern. Der Vorteil: Der Mitarbeiter erhaelt sein Gehalt netto ohne Abzuege fuer das Essen.

Pauschalsteuersatz fuer Mahlzeiten: 25%

Sie zahlen pauschal 25% Lohnsteuer (plus Solidaritaetszuschlag und ggf. Kirchensteuer) auf den Sachbezugswert. Die Sozialversicherungspflicht entfaellt bei Pauschalversteuerung.

Rechenbeispiel:

Monatlicher Sachbezug fuer Mittagessen: 88,00 Euro

• Pauschale Lohnsteuer 25%: 22,00 Euro
• Solidaritaetszuschlag 5,5%: 1,21 Euro
• Kosten fuer Arbeitgeber: 23,21 Euro

Bei hoeheren Gehaltsstufen kann die Pauschalversteuerung guenstiger sein als die individuelle Versteuerung.

Fazit: Personalessen richtig handhaben

Die korrekte Abrechnung von Personalessen und Sachbezuegen gehoert zu den anspruchsvolleren Themen der Lohnbuchhaltung in der Gastronomie. Die gute Nachricht: Mit den amtlichen Sachbezugswerten ist die Belastung ueberschaubar, und durch geschickte Gestaltung laesst sich einiges optimieren.

Als spezialisierte Steuerberater fuer die Gastronomie sorgen wir dafuer, dass Ihre Lohnbuchhaltung alle Sachbezuege korrekt erfasst. So sind Sie bei der naechsten Pruefung auf der sicheren Seite - und nutzen gleichzeitig alle legalen Optimierungsmoeglichkeiten.