Vorsteuerabzug in der Gastronomie optimal nutzen

Der Vorsteuerabzug ist für Gastronomen ein wichtiges Instrument zur Kostenoptimierung. Jede Umsatzsteuer, die Sie bei betrieblichen Einkäufen bezahlen, können Sie vom Finanzamt zurückfordern. Doch viele Gastronomen verschenken hier bares Geld. Erfahren Sie, wie Sie den Vorsteuerabzug optimal nutzen.

Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist das Recht von Unternehmern, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Im Prinzip funktioniert es so:

Sie kaufen Waren oder Dienstleistungen für Ihren Betrieb
Der Lieferant berechnet Ihnen Umsatzsteuer (die "Vorsteuer")
Diese Vorsteuer ziehen Sie von Ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld ab
Sie zahlen nur die Differenz ans Finanzamt

Rechenbeispiel: Im Januar nehmen Sie 20.000 Euro netto ein und berechnen Ihren Gästen 3.800 Euro Umsatzsteuer (bei 19%). Ihre Einkäufe betragen 8.000 Euro netto plus 1.520 Euro Vorsteuer. Ihre Zahllast beträgt: 3.800 Euro - 1.520 Euro = 2.280 Euro.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Damit Sie die Vorsteuer abziehen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Sie sind zum Vorsteuerabzug berechtigt

Als Gastronomiebetrieb mit regulärer Besteuerung sind Sie grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt. Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben kein Recht auf Vorsteuerabzug.

2. Die Rechnung erfüllt alle Anforderungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Restaurant)
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung/Leistung
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag

3. Die Leistung dient betrieblichen Zwecken

Private Anschaffungen sind nicht abzugsfähig. Die Leistung muss für Ihr Unternehmen bestimmt sein.

4. Sie haben die Rechnung erhalten

Der Vorsteuerabzug ist erst möglich, wenn Sie eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen haben.

Typische Vorsteuer-Positionen in der Gastronomie

In der Gastronomie fallen zahlreiche Kosten an, bei denen Sie Vorsteuer geltend machen können:

Wareneinkauf

Lebensmittel und Zutaten (7% oder 19% Vorsteuer je nach Produkt)
Getränke (19% Vorsteuer)
Verbrauchsmaterialien (Servietten, Verpackungen)

Betriebskosten

Strom und Gas (19% Vorsteuer)
Wasser (7% Vorsteuer)
Telefon und Internet (19% Vorsteuer)
Reinigungsmittel und -dienste (19% Vorsteuer)

Miete und Pacht

Bei der Miete kommt es darauf an, ob Ihr Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat:

Mit Umsatzsteuer-Option: 19% Vorsteuer abzugsfähig
Ohne Option: Keine Vorsteuer (umsatzsteuerfreie Vermietung)

Ausstattung und Inventar

Küchengeräte und Maschinen
Möbel (Tische, Stühle, Theke)
Geschirr und Besteck
Kassensysteme
Dekoration

Dienstleistungen

Steuerberater und Buchhaltung
Werbung und Marketing
Reparaturen und Wartung
Softwarelizenzen

Besonderheiten beim Vorsteuerabzug in der Gastronomie

Gemischte Nutzung

Wenn Anschaffungen sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden, ist nur der betriebliche Anteil abzugsfähig. Beispiel: Ein Fahrzeug, das auch privat genutzt wird, erfordert eine Aufteilung.

Bewirtungskosten

Bei Geschäftsessen für Kunden oder Partner gilt eine Besonderheit: Als Betriebsausgabe sind nur 70% der Bewirtungskosten abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer ist jedoch zu 100% abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG) - diese Einschränkung gilt nur für den ertragsteuerlichen Betriebsausgabenabzug, nicht für die Umsatzsteuer.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) gelten vereinfachte Anforderungen. Es reichen:

Name und Anschrift des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Menge und Art der Leistung
Bruttobetrag und Steuersatz

Praxistipp: Auch bei Kleinbetragsrechnungen lohnt sich der Vorsteuerabzug. Bei einem monatlichen Einkauf von Kleinartikeln im Wert von 500 Euro ergibt sich eine Vorsteuer von fast 80 Euro - das sind knapp 1.000 Euro pro Jahr!

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug

Als spezialisierte Buchhaltung für die Gastronomie sehen wir regelmäßig diese Fehler:

1. Fehlende oder unvollständige Rechnungen

Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug. Prüfen Sie eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und fordern Sie fehlende Angaben nach.

2. Vorsteuer aus Privatausgaben

Private Einkäufe über die Betriebskasse abzurechnen ist nicht nur beim Vorsteuerabzug problematisch, sondern kann auch als Steuerhinterziehung gewertet werden.

3. Verspätete Geltendmachung

Der Vorsteuerabzug muss in dem Voranmeldungszeitraum erfolgen, in dem die Rechnung eingegangen ist. Belege, die monatelang liegen bleiben, können Probleme verursachen.

4. Falsche Steuersätze

Achten Sie auf den korrekten Steuersatz. Bei Lebensmitteln gilt meist 7%, bei Getränken und Dienstleistungen 19%. Mehr dazu: 7% oder 19% Umsatzsteuer in der Gastronomie

5. Fehlende Zuordnung zum Unternehmen

Die Rechnung muss auf Ihr Unternehmen ausgestellt sein, nicht auf Ihren Privatnamen.

So maximieren Sie Ihren Vorsteuerabzug

Alle Belege sammeln: Auch kleine Einkäufe summieren sich über das Jahr
Rechnungen prüfen: Fordern Sie fehlende Angaben zeitnah nach
Laufende Erfassung: Buchen Sie Eingangsrechnungen zeitnah in der Buchhaltung
Digitale Ablage: Scannen Sie Belege zur sicheren Aufbewahrung
Professionelle Buchhaltung: Eine spezialisierte Buchhaltung stellt sicher, dass nichts vergessen wird

Vorsteuerabzug und Umsatzsteuer-Voranmeldung

Der Vorsteuerabzug erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dort tragen Sie die Summe aller Vorsteuern ein und ziehen sie von Ihrer Umsatzsteuerschuld ab.

Die wichtigsten Kennzahlen in der Voranmeldung für den Vorsteuerabzug:

Kennzahl 66: Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer
Kennzahl 67: Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb
Kennzahl 62: Vorsteuer bei Reverse-Charge-Verfahren

Aufbewahrungspflichten

Rechnungen, aus denen Sie Vorsteuer geltend machen, müssen Sie 10 Jahre aufbewahren. Bei einer Betriebsprüfung muss jeder Vorsteuerabzug durch eine ordnungsgemäße Rechnung belegt werden können.

Unser Service: Wir digitalisieren und archivieren alle Ihre Belege revisionssicher. So sind Sie bei jeder Prüfung auf der sicheren Seite.

Fazit

Der Vorsteuerabzug ist ein wichtiges Instrument zur Kostenoptimierung in der Gastronomie. Mit sorgfältiger Belegführung und korrekter Erfassung aller Eingangsrechnungen können Sie erhebliche Beträge vom Finanzamt zurückfordern.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug
Die Leistung muss betrieblichen Zwecken dienen
Alle Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
Bei gemischter Nutzung ist nur der betriebliche Anteil abzugsfähig
Laufende Erfassung verhindert, dass Vorsteuer "verloren" geht