GoBD-konforme Kassensysteme für Restaurants

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Für Gastronomen bedeutet das: Das richtige Kassensystem ist heute wichtiger denn je. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über GoBD-konforme Kassensysteme wissen müssen.

Was bedeutet GoBD-Konformität?

Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Diese vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Richtlinien definieren, wie digitale Geschäftsdaten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen.

Ein GoBD-konformes Kassensystem muss folgende Grundprinzipien erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos nachverfolgbar sein
• Vollständigkeit: Keine Buchung darf fehlen oder gelöscht werden können
• Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen
• Zeitgerechtheit: Buchungen müssen zeitnah erfolgen
• Ordnung: Die Daten müssen systematisch geordnet sein
• Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht mehr verändert werden

Die TSE-Pflicht: Was Sie wissen müssen

Das Herzstück der aktuellen Kassengesetzgebung ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese Vorrichtung - meist ein USB-Stick oder eine Cloud-Lösung - signiert jeden einzelnen Kassenvorgang kryptografisch und macht ihn damit fälschungssicher.

Wie funktioniert die TSE?

Die TSE erstellt für jeden Kassenvorgang eine einzigartige Signatur, die folgende Elemente enthält:

• Transaktionsnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Nummer
• Zeitstempel: Das genaue Datum und die Uhrzeit der Transaktion
• Signaturzähler: Ein Zähler, der manipulierte oder gelöschte Vorgänge erkennbar macht
• Prüfwert: Eine kryptografische Signatur, die die Echtheit bestätigt

Diese Daten werden auf der TSE gespeichert und können bei einer Prüfung ausgelesen werden. Das Finanzamt erhält damit die Möglichkeit, die Vollständigkeit und Unversehrtheit aller Kassenvorgänge zu überprüfen.

Anforderungen an ein GoBD-konformes Kassensystem

Die DSFinV-K: Der Prüfungsstandard

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist ein standardisiertes Datenformat, das den Export von Kassendaten für Betriebsprüfungen definiert. Jedes GoBD-konforme Kassensystem muss in der Lage sein, Daten in diesem Format zu exportieren.

Der DSFinV-K-Export umfasst:

• Stammdaten (Unternehmensinformationen, Kassennummern)
• Bondaten (alle Verkaufsvorgänge im Detail)
• TSE-Daten (Signaturen, Zertifikate)
• Kassenbewegungen (Einlagen, Entnahmen, Kassensturz)

Kassensystem-Typen im Vergleich

Für die Gastronomie stehen verschiedene Arten von Kassensystemen zur Verfügung. Hier ein Überblick über die gängigsten Lösungen:

Kriterium	Stationäre Kasse	Tablet/iPad-Kasse	Cloud-Kasse
Anschaffungskosten	Hoch	Mittel	Niedrig
Laufende Kosten	Niedrig	Mittel	Monatliche Gebühr
Flexibilität	Gering	Hoch	Sehr hoch
TSE-Integration	Ja	Ja	Ja (Cloud-TSE)
Offline-Fähigkeit	Ja	Teilweise	Eingeschränkt
Updates	Manuell	Automatisch	Automatisch

Besondere Anforderungen für die Gastronomie

Restaurants, Cafés und Bars haben spezielle Anforderungen an ihr Kassensystem. Ein gutes Gastro-Kassensystem sollte folgende Funktionen bieten:

Tischverwaltung

Die Möglichkeit, Bestellungen einzelnen Tischen zuzuordnen, getrennte Rechnungen zu erstellen und Tische zusammenzulegen oder zu teilen, ist für die meisten Gastronomiebetriebe unerlässlich.

Artikel- und Variantenverwaltung

Speisen und Getränke mit verschiedenen Varianten (Größen, Extras, Beilagen) sollten einfach konfigurierbar sein. Auch die Unterscheidung zwischen verschiedenen Mehrwertsteuersätzen muss korrekt abgebildet werden.

Kellnerfunktionen

Bonierung über mobile Geräte, Küchendruck, Splitfunktionen und die Verwaltung von Kellnerkonten sind wichtige Features für einen reibungslosen Ablauf.

Schnittstellen

Die Integration mit anderen Systemen wie Warenwirtschaft, Reservierungssystemen und Buchhaltungssoftware spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Die Verfahrensdokumentation

Ein oft unterschätzter, aber entscheidender Aspekt ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Ihr Kassensystem eingesetzt wird und wie die Daten verarbeitet werden. Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst:

• Allgemeine Beschreibung: Was macht das System? Welche Geschäftsvorfälle werden abgebildet?
• Anwenderdokumentation: Wie bedienen die Mitarbeiter das System?
• Technische Systemdokumentation: Hardware, Software, Schnittstellen
• Betriebsdokumentation: Wartung, Backup, Störungsmanagement
• Internes Kontrollsystem: Wie wird die korrekte Nutzung sichergestellt?

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems sollten Sie alle Kostenfaktoren berücksichtigen:

Einmalige Kosten

• Hardware (Kasse, Drucker, Kartenlesegerät)
• TSE-Modul (ca. 100-300 Euro)
• Installation und Einrichtung
• Schulung der Mitarbeiter

Laufende Kosten

• Software-Lizenzgebühren (bei Cloud-Lösungen)
• TSE-Zertifikatserneuerung (alle 5 Jahre)
• Wartung und Support
• Updates und Upgrades

Insgesamt sollten Sie für ein vollständiges, GoBD-konformes Kassensystem mit Anfangsinvestitionen zwischen 1.500 und 5.000 Euro rechnen, je nach Umfang und Funktionalität. Bei Cloud-Lösungen fallen zusätzlich monatliche Gebühren von ca. 30-100 Euro an.

Häufige Fehler bei der Kassensystem-Auswahl

1. Fehlende TSE-Zertifizierung

Achten Sie darauf, dass die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist. Nicht jede TSE erfüllt die Anforderungen.

2. Keine Verfahrensdokumentation

Ein System ohne Verfahrensdokumentation ist nicht GoBD-konform - auch wenn es technisch alle Anforderungen erfüllt.

3. Fehlende Schnittstellen

Ein Kassensystem, das nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware kommunizieren kann, verursacht erheblichen Mehraufwand.

4. Unzureichender Support

Gerade in der Gastronomie ist ein 24/7-Support wichtig. Ein Systemausfall am Samstagabend kann sonst zum Albtraum werden.

Fazit: Die richtige Wahl treffen

Ein GoBD-konformes Kassensystem ist heute keine Option mehr, sondern Pflicht. Die Investition in ein modernes, rechtssicheres System zahlt sich mehrfach aus: durch reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, eine einfachere Buchhaltung und vor allem durch Sicherheit bei Betriebsprüfungen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl und lassen Sie sich von Experten beraten. Ein Kassensystem ist eine langfristige Investition, die gut überlegt sein will.