Ein normaler Freitagabend in Ihrem Restaurant: Die Küche ist gut ausgelastet, Ihr Team gibt sein Bestes. Plötzlich steht ein Beamter des Finanzamts vor Ihnen und kündigt eine Kassennachschau an. Dieses Szenario löst bei vielen Gastronomen Unbehagen aus - muss es aber nicht. Mit der richtigen Vorbereitung ist eine Kassennachschau kein Problem.
Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist ein Prüfungsinstrument, das dem Finanzamt seit dem 1. Januar 2018 zur Verfügung steht. Sie ermöglicht es Finanzbeamten, die ordnungsgemäße Nutzung von Kassensystemen und die korrekte Erfassung von Bargeldgeschäften vor Ort zu überprüfen.
Im Unterschied zur klassischen Betriebsprüfung hat die Kassennachschau einige Besonderheiten:
- Keine Vorankündigung erforderlich: Der Prüfer kann ohne Termin erscheinen
- Zeitpunkt: Während der üblichen Geschäftszeiten
- Dauer: In der Regel einige Stunden bis maximal einen Tag
- Umfang: Fokussiert auf das Kassensystem und aktuelle Kassendaten
Rechtliche Grundlage
Die Kassennachschau ist in § 146b Abgabenordnung (AO) geregelt. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige der Aufzeichnungspflicht nach § 146a AO unterliegt - also elektronische Aufzeichnungen führt und eine TSE nutzen muss.
Wie läuft eine Kassennachschau ab?
Eine typische Kassennachschau folgt einem strukturierten Ablauf:
1. Identifikation und Ankündigung
Der Prüfer weist sich mit seinem Dienstausweis aus und erklärt den Zweck seines Besuchs. Er muss die Kassennachschau als solche bezeichnen.
2. Kassensturz
Der aktuelle Kassenbestand wird gezählt und mit dem Soll-Bestand laut Kassensystem verglichen. Größere Differenzen erfordern eine Erklärung.
3. Prüfung des Kassensystems
Der Prüfer kontrolliert, ob ein zertifiziertes TSE-Modul vorhanden ist und ob es korrekt funktioniert. Er kann Testbuchungen durchführen.
4. Datenexport
Es wird ein DSFinV-K-Export der aktuellen Kassendaten angefordert. Dieser muss zeitnah bereitgestellt werden können.
5. Dokumentenprüfung
Der Prüfer kann die Verfahrensdokumentation, Z-Berichte der letzten Tage und das Kassenbuch einsehen.
6. Abschlussgespräch
Am Ende werden die Feststellungen besprochen. Bei Mängeln kann eine Frist zur Nachbesserung gesetzt oder eine vollständige Betriebsprüfung eingeleitet werden.
Ihre Rechte bei der Kassennachschau
Auch wenn die Kassennachschau unangekündigt erfolgt, haben Sie als Unternehmer bestimmte Rechte:
Sie dürfen
- Den Dienstausweis des Prüfers verlangen
- Den laufenden Geschäftsbetrieb fortführen
- Ihren Steuerberater hinzuziehen (aber keine Verzögerung)
- Eine Quittung über mitgenommene Unterlagen verlangen
- Fragen zum Prüfungsablauf stellen
Sie dürfen nicht
- Die Prüfung verweigern oder behindern
- Die Herausgabe von Daten verweigern
- Den Prüfer aus den Geschäftsräumen verweisen
- Die Prüfung auf einen anderen Tag verschieben
- Kassendaten während der Prüfung ändern
Wichtig: Mitwirkungspflicht
Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet. Eine Behinderung der Kassennachschau kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und dient als Indiz für eine ordnungswidrige Kassenführung. Im schlimmsten Fall wird eine vollständige Außenprüfung eingeleitet.
Typische Prüfungsschwerpunkte
Bei einer Kassennachschau in der Gastronomie achten die Prüfer besonders auf folgende Punkte:
1. TSE-Konformität
Ist eine zertifizierte TSE vorhanden? Funktioniert sie einwandfrei? Werden alle Transaktionen signiert? Der Prüfer kann den TSE-Status im System abrufen und Testbuchungen durchführen, um die korrekte Funktion zu überprüfen.
2. Kassendifferenzen
Der Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ist ein zentraler Prüfungspunkt. Kleine Differenzen durch Wechselgeldfehler sind normal und unproblematisch - wenn sie dokumentiert sind. Größere oder regelmäßige Differenzen hingegen deuten auf Probleme hin.
3. Stornierungen und Retouren
Eine auffällig hohe Anzahl von Stornos oder "Bediener-Abbrüchen" wird kritisch hinterfragt. Jede Stornierung sollte nachvollziehbar begründet werden können.
4. Trainingsbuchungen
Manche Kassensysteme bieten einen "Trainingsmodus" ohne Buchungserfassung. Dessen Nutzung während des regulären Betriebs ist ein schwerwiegender Verstoß.
5. Lücken in der Nummerierung
Fortlaufende Belegnummern sind Pflicht. Lücken in der Nummerierung müssen erklärt werden können - etwa durch dokumentierte Systemneustarts oder abgebrochene Bestellungen.
6. Getrennte Rechnungen und Umsatzsteuer
Die korrekte Zuordnung von Umsätzen zu den richtigen Steuersätzen (7% für Speisen zum Mitnehmen, 19% für Vor-Ort-Verzehr bei Getränken) wird regelmäßig überprüft.
So bereiten Sie sich optimal vor
Die beste Vorbereitung auf eine Kassennachschau ist eine ordnungsgemäße Kassenführung im Alltag. Dennoch gibt es einige Punkte, die Sie sicherstellen sollten:
Tägliche Routinen
- Täglicher Kassensturz mit Dokumentation des Kassenbestands
- Zeitnahe Erstellung der Z-Berichte
- Sofortige Dokumentation von Kassendifferenzen
- Ordnungsgemäße Buchung von Entnahmen und Einlagen
Technische Voraussetzungen
- Funktionierende TSE mit aktuellem Zertifikat
- Fähigkeit zum schnellen DSFinV-K-Export
- Aktuelle Software-Version des Kassensystems
- Zugang zu allen Kassenfunktionen (Passwörter bekannt)
Dokumentation
- Vollständige Verfahrensdokumentation
- Organisationsunterlagen (wer darf was am Kassensystem?)
- Aufbewahrung der Z-Berichte und Kassenbücher
- TSE-Zertifikat und Konformitätsbescheinigung
Checkliste für den Ernstfall
Erstellen Sie eine kurze Anleitung für Ihre Mitarbeiter: Was ist zu tun, wenn ein Prüfer kommt? Wer wird informiert? Wo liegen die wichtigen Unterlagen? So ist Ihr Team auch bei Ihrer Abwesenheit vorbereitet.
Was passiert bei Mängeln?
Werden bei der Kassennachschau Mängel festgestellt, hängen die Konsequenzen von deren Schwere ab:
Leichte Mängel
Kleinere formale Fehler (z.B. fehlende Unterschrift auf einem Z-Bericht) führen meist nur zu einer Ermahnung. Sie erhalten Gelegenheit zur Nachbesserung ohne weitere Konsequenzen.
Mittlere Mängel
Bei ernsteren Problemen (z.B. fehlende Verfahrensdokumentation, regelmäßige nicht dokumentierte Kassendifferenzen) wird häufig eine Frist zur Behebung gesetzt. Eine Nachprüfung kann angekündigt werden.
Schwere Mängel
Gravierende Verstöße (fehlende oder manipulierte TSE, systematische Buchungsabbrüche, erhebliche Kassendifferenzen) können zur sofortigen Einleitung einer vollständigen Außenprüfung führen. In diesem Fall muss mit Hinzuschätzungen gerechnet werden.
Hinzuschätzungen vermeiden
Bei einer verworfenen Buchführung kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. In der Gastronomie orientieren sich diese Schätzungen oft an Richtsätzen und können erheblich über den tatsächlichen Umsätzen liegen. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist daher bares Geld wert.
Nach der Kassennachschau
Auch nach Abschluss der Prüfung gibt es einiges zu beachten:
- Protokoll anfordern: Lassen Sie sich das Prüfungsprotokoll aushändigen oder zusenden.
- Feststellungen dokumentieren: Notieren Sie selbst, was geprüft und besprochen wurde.
- Steuerberater informieren: Besprechen Sie die Ergebnisse zeitnah mit Ihrem Berater.
- Mängel beheben: Setzen Sie notwendige Änderungen umgehend um.
- Aus Fehlern lernen: Passen Sie Ihre Prozesse an, um künftige Probleme zu vermeiden.
Fazit: Gelassen bleiben
Eine Kassennachschau ist kein Grund zur Panik. Wenn Sie Ihre Kassenführung im Griff haben und ein GoBD-konformes Kassensystem nutzen, haben Sie nichts zu befürchten. Die Prüfung ist dann schnell erledigt und Sie können sich wieder Ihren Gästen widmen.
Der beste Schutz ist eine durchgängig saubere Kassenführung: Tägliche Routinen, aktuelle Technik und eine lückenlose Dokumentation. Dann kann der Prüfer kommen - Sie sind vorbereitet.
Wir unterstützen Sie
Haben Sie Fragen zur Kassennachschau oder möchten Sie prüfen lassen, ob Ihre Kassenführung den Anforderungen entspricht? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung. Als Spezialisten für Gastronomie-Buchhaltung kennen wir die kritischen Punkte und können Sie optimal vorbereiten.