In unserer jahrelangen Arbeit mit Gastronomiebetrieben sehen wir immer wieder dieselben Fehler bei der Kassenführung. Das Tückische: Viele dieser Fehler fallen erst bei einer Betriebsprüfung auf - und dann wird es teuer. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die zehn häufigsten Fehler und wie Sie sie von vornherein vermeiden können.
Kassenbuch nicht täglich führen
Der wohl häufigste Fehler: Das Kassenbuch wird nur wöchentlich oder gar monatlich aktualisiert. Das widerspricht dem Grundsatz der Zeitnähe und macht die gesamte Kassenführung formal angreifbar.
Das Finanzamt erkennt nachträgliche Eintragungen oft daran, dass für mehrere Tage die gleiche Handschrift verwendet wurde oder bei elektronischen Systemen die Buchungszeitstempel nicht zu den Geschäftsvorfällen passen.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Führen Sie den Kassenabschluss als festen Bestandteil der Schichtübergabe ein. Jeder Tagesabschluss wird sofort dokumentiert - nicht erst am nächsten Tag oder Ende der Woche.
Fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Kassensystem funktioniert und wie es im Betrieb eingesetzt wird. Ohne sie ist selbst ein technisch einwandfreies System nicht GoBD-konform.
Viele Gastronomen verlassen sich auf die vom Kassenhersteller bereitgestellte Basis-Dokumentation. Diese ist jedoch allgemein gehalten und berücksichtigt nicht die spezifischen Abläufe in Ihrem Betrieb.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Ergänzen Sie die Hersteller-Dokumentation um betriebsspezifische Informationen: Wer hat Zugang zum System? Wie erfolgt die Schulung neuer Mitarbeiter? Wie werden Stornos gehandhabt? Ein Steuerberater kann Sie dabei unterstützen.
Kassendifferenzen nicht dokumentieren
In der Praxis kommt es immer wieder zu kleinen Kassendifferenzen - etwa durch Wechselgeldfehler. Das ist normal und wird vom Finanzamt akzeptiert. Problematisch wird es, wenn diese Differenzen nicht dokumentiert werden.
Undokumentierte Fehlbeträge erwecken den Verdacht, dass Einnahmen nicht erfasst wurden. Überschüsse können auf fehlerhafte Buchungen oder nicht verbuchte Einlagen hindeuten.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Dokumentieren Sie jede Kassendifferenz mit Datum, Betrag und möglicher Ursache. Kleine Differenzen (unter 5-10 Euro) sind normal. Bei größeren oder regelmäßigen Abweichungen sollten Sie die Ursache ermitteln.
Privatentnahmen nicht korrekt buchen
Als Inhaber entnehmen Sie ab und zu Bargeld aus der Kasse für private Zwecke? Das ist völlig legitim - aber nur, wenn Sie es als Privatentnahme buchen. Die Kasse als "Haushaltsbudget" zu nutzen, ohne entsprechende Buchungen, ist ein schwerer Fehler.
Das Finanzamt erwartet, dass jede Entnahme dokumentiert ist. Nicht nachvollziehbare Kassenabgänge führen zu kritischen Nachfragen.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Buchen Sie jede Privatentnahme sofort als solche im Kassenbuch. Noch besser: Richten Sie einen festen Tag im Monat für Privatentnahmen ein und dokumentieren Sie diese mit Eigenbeleg.
Negative Kassenbestände
Ein Kassenbestand kann niemals negativ sein - in der Kasse kann nicht weniger als kein Geld liegen. Taucht in Ihrem Kassenbuch ein negativer Bestand auf, ist das ein eindeutiges Zeichen für fehlerhafte Buchungen oder nicht erfasste Einnahmen.
Für Betriebsprüfer ist ein negativer Kassenbestand oft der Einstieg in eine vertiefte Prüfung der gesamten Kassenführung.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Prüfen Sie bei jedem Tagesabschluss, ob der rechnerische Kassenbestand plausibel ist. Ihr Kassensystem sollte Sie warnen, wenn der Bestand negativ würde. Bareinlagen aus dem Privatvermögen müssen ebenfalls gebucht werden.
Zu viele Stornierungen
Stornierungen gehören zum Gastronomiealltag - ein Gast bestellt um, ein Artikel wird falsch eingegeben. Das ist normal. Problematisch wird es, wenn die Stornoquote auffällig hoch ist.
Das Finanzamt wertet hohe Stornoquoten als Indiz für mögliche Umsatzverkürzungen. Besonders kritisch: Stornos am Ende des Tages oder Stornos ohne plausible Begründung.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Dokumentieren Sie für jede Stornierung den Grund. Schulen Sie Ihr Personal, um Fehlbuchungen zu minimieren. Führen Sie eine Übersicht über Stornoberechtigungen - nicht jeder Mitarbeiter sollte stornieren können.
Falsche Umsatzsteuersätze
In der Gastronomie gelten unterschiedliche Umsatzsteuersätze: 7% für Speisen zum Mitnehmen und 19% für den Verzehr vor Ort sowie für Getränke. Werden diese falsch zugeordnet, drohen Nachzahlungen plus Zinsen.
Besonders häufig sehen wir Fehler bei kombinierten Angeboten (z.B. Menü mit Getränk) oder bei der Unterscheidung "zum Mitnehmen" vs. "hier essen".
So vermeiden Sie diesen Fehler
Richten Sie Ihr Kassensystem so ein, dass für jeden Artikel der richtige Steuersatz hinterlegt ist. Bei Mitnehm-Optionen muss das System nachfragen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend und kontrollieren Sie die Umsätze regelmäßig.
TSE-Probleme ignorieren
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) muss bei jeder Transaktion eine Signatur erstellen. Funktioniert die TSE nicht richtig oder ist das Zertifikat abgelaufen, werden Ihre Kassenaufzeichnungen formal fehlerhaft.
Manche Kassensysteme zeigen TSE-Fehler nur dezent an oder erlauben das Weiterarbeiten ohne funktionierende TSE. Das ist gefährlich.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Prüfen Sie regelmäßig den TSE-Status in Ihrem Kassensystem. Notieren Sie sich das Ablaufdatum des TSE-Zertifikats und planen Sie die Erneuerung rechtzeitig. Bei TSE-Fehlern kontaktieren Sie sofort Ihren Systemanbieter.
Z-Berichte nicht aufbewahren
Der Z-Bericht (Tagesabschluss) ist ein zentrales Dokument Ihrer Kassenführung. Er fasst alle Geschäftsvorfälle des Tages zusammen und muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
In der Praxis werden Z-Berichte oft achtlos weggeworfen oder es wird nur der letzte Bericht im Kassensystem gespeichert, während ältere überschrieben werden.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Drucken Sie täglich den Z-Bericht aus und heften Sie ihn chronologisch ab. Alternativ: Speichern Sie die elektronischen Berichte in einem geordneten Archiv. Stellen Sie sicher, dass auch bei einem Systemwechsel alle historischen Daten erhalten bleiben.
Fehlende Schulung der Mitarbeiter
Selbst das beste Kassensystem nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie es korrekt bedienen. Falsche Eingaben, unsachgemäße Stornos oder vergessene Buchungen entstehen oft aus Unwissen.
Besonders bei Aushilfen oder neuen Mitarbeitern wird die Kasseneinweisung oft nur oberflächlich durchgeführt.
So vermeiden Sie diesen Fehler
Erstellen Sie eine schriftliche Arbeitsanweisung für die Kassenbedienung. Schulen Sie jeden neuen Mitarbeiter gründlich und dokumentieren Sie diese Schulung. Führen Sie regelmäßige Auffrischungen durch, besonders bei Systemupdates.
Die wichtigsten Punkte im Überblick
- Kassenbuch: Täglich führen, nicht nachträglich
- Verfahrensdokumentation: Vollständig und betriebsspezifisch erstellen
- Kassendifferenzen: Immer dokumentieren, egal wie klein
- Privatentnahmen: Als solche buchen
- Kassenbestand: Darf nie negativ sein
- Stornierungen: Minimieren und begründen
- Umsatzsteuer: Korrekte Zuordnung 7% / 19%
- TSE-Status: Regelmäßig prüfen
- Z-Berichte: Täglich archivieren
- Mitarbeiter: Gründlich schulen
Fazit: Vorsorge ist günstiger als Nachsorge
Alle diese Fehler haben eines gemeinsam: Sie lassen sich mit etwas Sorgfalt und den richtigen Routinen von vornherein vermeiden. Der Aufwand dafür ist überschaubar - die potenziellen Kosten bei einer Betriebsprüfung hingegen können existenzbedrohend sein.
Hinzuschätzungen, Bußgelder und Steuernachzahlungen summieren sich schnell auf fünfstellige Beträge. Dazu kommt der Stress und Zeitaufwand einer strittigen Prüfung. Investieren Sie lieber jetzt ein paar Stunden in eine saubere Kassenführung.
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