Personalessen im Restaurant: Steuerliche Behandlung

In der Gastronomie gehoert es zum Alltag: Mitarbeiter essen waehrend ihrer Schicht im Betrieb. Doch wie wird dieses Personalessen steuerlich behandelt? Wann faellt ein geldwerter Vorteil an und wie koennen Sie als Gastronom die Mitarbeiterverpflegung steueroptimal gestalten?

Grundlagen: Personalessen als Sachbezug

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern kostenlos oder verguenstigt Mahlzeiten zur Verfuegung stellen, handelt es sich steuerrechtlich um einen Sachbezug. Dieser ist grundsaetzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen und Gestaltungsmoeglichkeiten.

Sachbezugswerte 2025: Die amtlichen Werte

Die Finanzverwaltung legt jaehrlich pauschale Werte fuer Mahlzeiten fest (Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung):

Diese Werte gelten unabhaengig vom tatsaechlichen Wert der Mahlzeit. Selbst wenn Sie ein Steak im Wert von 30 Euro servieren, wird nur der Sachbezugswert angesetzt.

Wann ist Personalessen steuerfrei?

1. Die 60-Euro-Grenze (Aufmerksamkeiten)

Mahlzeiten bis zu einem Wert von 60 Euro koennen als steuerfreie Aufmerksamkeit gelten, wenn sie aus besonderem persoenlichen Anlass gewaehrt werden (Geburtstag, Jubilaeum). Diese Regelung greift jedoch nicht fuer regelmaessiges Personalessen.

2. Arbeitsessen bei betrieblichem Anlass

Mahlzeiten waehrend geschaeftlicher Besprechungen oder Mitarbeiterversammlungen koennen als Betriebsausgabe abzugsfaehig sein, ohne dass ein Sachbezug beim Mitarbeiter entsteht. Voraussetzung: Der betriebliche Charakter muss im Vordergrund stehen.

3. Zuzahlung durch den Mitarbeiter

Zahlt der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert fuer die Mahlzeit, entsteht kein geldwerter Vorteil. Diese Methode ist in der Gastronomie beliebt:

• Mitarbeiter zahlt 4,40 Euro fuer das Mittagessen
• Er erhaelt dafuer eine vollwertige Mahlzeit aus der Kueche
• Kein Sachbezug, keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherung

Praxismodelle fuer die Gastronomie

Modell 1: Kostenlose Verpflegung mit Sachbezugsversteuerung

Sie stellen Mahlzeiten kostenfrei zur Verfuegung und versteuern den Sachbezugswert:

• Vorteil: Einfache Handhabung, attraktiver Benefit fuer Mitarbeiter
• Nachteil: Lohnnebenkosten auf den Sachbezugswert
• Aufwand pro Mahlzeit: Ca. 4,40 Euro x ca. 40% Lohnnebenkosten = ca. 6,16 Euro Gesamtkosten fuer den Arbeitgeber

Modell 2: Zuzahlung des Mitarbeiters

Mitarbeiter zahlen einen Betrag in Hoehe des Sachbezugswerts:

• Vorteil: Keine Lohnnebenkosten, keine Dokumentation als Sachbezug
• Nachteil: Mitarbeiter muss zahlen, Kassiervorgaenge erforderlich
• Praxistipp: Automatischer Lohnabzug am Monatsende

Modell 3: Essensmarken bzw. Restaurantschecks

Auch in der Gastronomie koennen Restaurantschecks genutzt werden:

• Arbeitgeberzuschuss bis 3,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei
• Zusaetzlich kann Mitarbeiter bis zum Sachbezugswert erhalten
• Maximaler steuerfreier Zuschuss: 3,10 Euro + 4,40 Euro = 7,50 Euro pro Mittagessen

Dokumentationspflichten

Als Arbeitgeber muessen Sie folgendes dokumentieren:

Bei kostenloser Verpflegung (Sachbezug)

• Anzahl der Mahlzeiten pro Mitarbeiter und Monat
• Art der Mahlzeit (Fruehstueck, Mittag, Abend)
• Aufnahme in die Lohnabrechnung als Sachbezug

Bei Zuzahlung des Mitarbeiters

• Dokumentation der Zahlungen (Quittungen oder Lohnabzug)
• Nachweis, dass mindestens der Sachbezugswert gezahlt wurde

Sonderfaelle im Gastronomiealltag

Personalessen waehrend der Arbeitszeit

Essen Mitarbeiter waehrend der bezahlten Arbeitszeit, aendert dies nichts an der steuerlichen Behandlung. Die Mahlzeit bleibt Sachbezug. Anders sieht es aus, wenn die Essenszeit als unbezahlte Pause gilt.

Essen von der Speisekarte vs. Personalessen

Viele Betriebe unterscheiden zwischen:

• Personalessen: Einfache Gerichte, oft separat zubereitet
• Speisekartengerichte: Vollwertige Gerichte zum Mitarbeiterrabatt

Steuerlich gilt: Auch bei Personalessen vom Wert her hochwertiger Gerichte wird nur der Sachbezugswert angesetzt. Das macht die Gewaehrung von Personalessen besonders attraktiv.

Familienmitglieder im Betrieb

Arbeiten Familienangehoerige im Restaurant, gelten die gleichen Regeln. Allerdings achtet das Finanzamt hier besonders auf die Angemessenheit und den Fremdvergleich.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Ein oft uebersehener Aspekt: Die Abgabe von Personalessen kann umsatzsteuerpflichtig sein.

Regel: Unentgeltliche Wertabgabe

• Die kostenlose Abgabe von Mahlzeiten an Mitarbeiter ist eine unentgeltliche Wertabgabe
• Bemessungsgrundlage: Die Selbstkosten (nicht der Verkaufspreis)
• Steuersatz: In der Regel 19% (verzehrfertiges Essen im Restaurant)

Ausnahme: Zuzahlung in Hoehe der Selbstkosten

Zahlt der Mitarbeiter einen Betrag, der die Selbstkosten deckt, liegt kein steuerbarer Vorgang vor. In der Praxis wird oft vereinfacht mit dem Sachbezugswert gearbeitet.

Optimierung: So sparen Sie Steuern und Abgaben

1. Zuzahlungsmodell nutzen: Lassen Sie Mitarbeiter den Sachbezugswert zahlen (z.B. per Lohnabzug)
2. Kombinieren mit Restaurantschecks: Zusaetzlicher steuerfreier Arbeitgeberzuschuss moeglich
3. Dokumentation optimieren: Automatische Erfassung ueber Kassensystem oder Zeiterfassung
4. Pauschalversteuerung pruefen: Bei hohen Sachbezugswerten kann Pauschalversteuerung guenstiger sein

Fazit

Personalessen in der Gastronomie ist ein attraktiver Benefit, der bei richtiger Gestaltung steueroptimiert werden kann. Die wichtigsten Punkte:

• Sachbezugswerte sind guenstig - nutzen Sie sie
• Zuzahlungsmodelle vermeiden Lohnnebenkosten
• Saubere Dokumentation schuetzt vor Nachforderungen
• Kombinieren Sie verschiedene Modelle fuer maximalen Vorteil

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