Kassenführung in der Gastronomie: Der ultimative Guide 2025

Die Kassenführung ist für Gastronomen eines der wichtigsten und gleichzeitig fehleranfälligsten Themen. Als bargeldintensiver Betrieb stehen Restaurants, Cafés und Bars unter besonderer Beobachtung des Finanzamts. Fehler in der Kassenführung können bei einer Betriebsprüfung schnell teuer werden – Hinzuschätzungen von 10-30% des Umsatzes sind keine Seltenheit.

In diesem umfassenden Guide erfahren Sie alles, was Sie als Gastronom über die korrekte Kassenführung wissen müssen: von den rechtlichen Grundlagen über praktische Anleitungen bis hin zu Tipps für die Kassennachschau.

Die Anforderungen an die Kassenführung in Deutschland sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen geregelt. Als Gastronom müssen Sie folgende Regelwerke kennen:

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen

Abgabenordnung (AO) – § 146, 147

Die Abgabenordnung regelt die Grundsätze der Buchführung. Nach § 146 AO müssen Aufzeichnungen so geführt werden, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Für Kassenaufzeichnungen bedeutet das:

• Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben
• Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen
• Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind das zentrale Regelwerk für die digitale Buchführung. Für Kassensysteme besonders wichtig:

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Seit 2020 regelt die Kassensicherungsverordnung die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Kernpunkt ist die TSE-Pflicht – die technische Sicherheitseinrichtung, die alle Transaktionen manipulationssicher aufzeichnet.

Was bedeutet "bargeldintensiv"?

Die Gastronomie gilt als bargeldintensiver Betrieb. Das bedeutet: Ein erheblicher Teil der Umsätze wird bar abgewickelt. Bargeldintensive Betriebe stehen unter besonderer Beobachtung des Finanzamts, weil hier theoretisch Umsätze leichter verschleiert werden könnten.

Kassenbuchpflicht: Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich muss jeder Gewerbetreibende mit Bargeschäften ein Kassenbuch führen. Für die Gastronomie gilt:

• Bilanzierungspflicht: Alle bilanzierenden Betriebe müssen ein Kassenbuch führen
• Freiwillige Buchhaltung: Auch Kleinunternehmer sollten ein Kassenbuch führen – im Zweifelsfall schützt es bei Prüfungen
• Offene Ladenkasse: Wer keine elektronische Kasse nutzt, muss ein tägliches Kassenbuch führen

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen ist keine Raketenwissenschaft – aber es erfordert Disziplin und Konsequenz. Hier ist die tägliche Routine, die Sie etablieren sollten:

Der tägliche Kassenprozess

Was gehört ins Kassenbuch?

Jede Kassenbuch-Eintragung muss folgende Informationen enthalten:

Beispiel: Ein typischer Kassenbuch-Tag

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese Regelung betrifft auch alle Gastronomiebetriebe.

Was ist eine TSE?

Die TSE ist ein Sicherheitsmodul, das jede Transaktion an Ihrer Kasse mit einer digitalen Signatur versieht. Dadurch wird nachträglich erkennbar, ob Daten manipuliert wurden. Die TSE besteht aus:

• Sicherheitsmodul: Erstellt die digitale Signatur
• Speichermedium: Archiviert alle Transaktionen
• Digitale Schnittstelle: Für die Datenausgabe an das Finanzamt

TSE-Varianten für die Gastronomie

TSE-Pflicht: Was Sie wissen müssen

Was muss auf dem Kassenbon stehen?

Seit der TSE-Pflicht müssen Kassenbons folgende Angaben enthalten:

Der Z-Bericht (auch Tagesabschluss oder Nullstellungsbericht) ist eines der wichtigsten Dokumente in der Kassenführung. Er fasst alle Transaktionen eines Geschäftstages zusammen und setzt die Tageszähler zurück.

Z-Bericht vs. X-Bericht

Was enthält ein Z-Bericht?

Ein ordnungsgemäßer Z-Bericht enthält mindestens:

• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Z-Nummer (fortlaufend, ohne Lücken!)
• Brutto-Umsätze aufgeteilt nach Steuersätzen (7% / 19%)
• Anzahl der Transaktionen
• Zahlungsarten (Bar, EC-Karte, Kreditkarte)
• Stornos und Retouren
• TSE-Informationen (Signatur, Transaktionsnummer)

Wann muss der Z-Bericht erstellt werden?

Der Z-Bericht muss täglich bei Geschäftsschluss erstellt werden. Bei durchgehendem Betrieb (z.B. Nachtclub) gilt der betriebswirtschaftliche Tagesablauf – der Z-Bericht sollte dann immer zur gleichen Zeit erstellt werden (z.B. um 5:00 Uhr morgens).

Der Kassensturz ist die physische Zählung des Bargeldbestandes und der Vergleich mit dem Soll-Bestand laut Kassenbuch. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Kassenführung.

Schritt-für-Schritt: Kassensturz durchführen

Zählprotokoll-Vorlage

Umgang mit Kassendifferenzen

Kleine Differenzen durch Wechselgeld-Fehler sind normal und unproblematisch. Wichtig ist die Dokumentation:

Die Kassennachschau und die Betriebsprüfung sind die beiden Prüfungsformen, bei denen Ihre Kassenführung unter die Lupe genommen wird. Als Gastronom sollten Sie auf beides vorbereitet sein.

Die Kassennachschau (§ 146b AO)

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung, die das Finanzamt seit 2018 durchführen kann. Der Prüfer darf während der Geschäftszeiten ohne Vorankündigung erscheinen.

Was wird bei der Kassennachschau geprüft?

• Kassensturz: Stimmt der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand überein?
• Z-Berichte: Sind alle Z-Berichte vorhanden und lückenlos nummeriert?
• TSE: Ist eine zertifizierte TSE vorhanden und funktionsfähig?
• Kassenbuch: Wird es täglich geführt?
• Verfahrensdokumentation: Gibt es eine Beschreibung des Kassensystems?

Die Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung ist die umfassendere Prüfung, die typischerweise 3 Jahre rückwirkend alle steuerlich relevanten Unterlagen prüft. Sie wird in der Regel angekündigt (ca. 2-4 Wochen Vorlauf).

Typische Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomie

Hinzuschätzungen: Das Worst-Case-Szenario

Wenn das Finanzamt Mängel in der Kassenführung feststellt, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Das bedeutet: Das Finanzamt schätzt Ihren Umsatz basierend auf Branchenwerten – und diese Schätzung ist fast immer höher als Ihre tatsächlichen Zahlen.

In unserer Praxis sehen wir immer wieder dieselben Fehler bei der Kassenführung. Hier sind die Top 10 Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

Fehler #1: Kassenbuch nicht täglich führen

Problem: Wer das Kassenbuch nur wöchentlich oder monatlich nachträgt, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Außerdem schleichen sich Fehler ein, weil man sich nach Tagen nicht mehr an alles erinnert.

Lösung: Machen Sie den Tagesabschluss zur festen Routine – jeden Tag, ohne Ausnahme.

Fehler #2: Fehlende oder lückenhafte Z-Berichte

Problem: Z-Berichte müssen lückenlos nummeriert sein. Fehlt ein Z-Bericht (z.B. weil vergessen wurde, ihn auszudrucken), ist das für das Finanzamt ein Alarmsignal.

Lösung: Erstellen und archivieren Sie den Z-Bericht täglich. Bei digitalem Kassensystem: Automatische Archivierung einrichten.

Fehler #3: Keine oder mangelhafte Verfahrensdokumentation

Problem: Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihr Kassensystem funktioniert. Viele Gastronomen haben keine solche Dokumentation.

Lösung: Fordern Sie bei Ihrem Kassensystem-Anbieter die Verfahrensdokumentation an und ergänzen Sie betriebsspezifische Details.

Fehler #4: Kassensystem ohne TSE

Problem: Seit 2020 ist die TSE Pflicht. Ein System ohne TSE kann zur Verwerfung der gesamten Kassenführung führen.

Lösung: Prüfen Sie sofort, ob Ihr System eine TSE hat. Falls nicht: Nachrüsten oder neues System anschaffen.

Fehler #5: Kassendifferenzen nicht dokumentieren

Problem: Kleine Differenzen sind normal, aber sie müssen dokumentiert werden. Undokumentierte Differenzen wirken wie Manipulationsversuche.

Lösung: Jede Differenz sofort mit Datum, Betrag und möglicher Ursache ins Kassenbuch eintragen.

Fehler #6: Negativer Kassenbestand

Problem: Ein negativer Kassenbestand ist physisch unmöglich und daher ein klares Zeichen für Fehler oder Manipulation.

Lösung: Prüfen Sie täglich beim Kassensturz. Bei negativem Bestand: Sofort Ursache suchen und korrigieren.

Fehler #7: Barausgaben ohne Beleg

Problem: Jede Barentnahme muss belegt werden. "Hab ich für Einkäufe genommen" reicht nicht.

Lösung: Führen Sie einen Beleg-Block für Eigenbelege. Bei jeder Barentnahme: Beleg schreiben.

Fehler #8: Trinkgeld falsch verbuchen

Problem: Trinkgeld, das über die Kasse läuft, muss korrekt verbucht werden. Viele machen hier Fehler bei der Auszahlung an Mitarbeiter.

Lösung: Trinkgeld-Auszahlungen als Barausgabe im Kassenbuch dokumentieren mit Empfänger und Betrag.

Fehler #9: Stornos nicht dokumentieren

Problem: Häufige oder undokumentierte Stornos sind ein Prüfungsschwerpunkt.

Lösung: Jeder Storno braucht einen Grund. Regelmäßige Stornos hinterfragen: Liegt ein Schulungsbedarf vor?

Fehler #10: Veraltete Kassenbelege

Problem: Thermopapier-Bons verblassen nach wenigen Monaten. Bei einer Prüfung in 3 Jahren sind sie möglicherweise unlesbar.

Lösung: Wichtige Belege kopieren oder digital archivieren. Besser: Kassensystem mit digitaler Bon-Archivierung nutzen.

Grundsätzlich können Sie Ihr Kassenbuch digital oder auf Papier führen. Beide Varianten sind zulässig, haben aber unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Anforderungen an digitale Kassenbücher

Ein digitales Kassenbuch muss GoBD-konform sein. Das bedeutet:

• Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht löschbar oder veränderbar sein
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen protokolliert werden (Änderungshistorie)
• Ordnung: Systematische Ablage und Archivierung
• Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen exportierbar sein

Empfohlene Lösungen für digitale Kassenbücher

• DATEV Kassenbuch online: Perfekt für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• lexoffice: Gute Lösung für kleinere Betriebe
• sevDesk: Kassenbuch-Funktion integriert
• Integrierte Kassensystem-Lösungen: Viele moderne Kassensysteme haben ein integriertes Kassenbuch

Die Wahl des richtigen Kassensystems ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Hier sind die beliebtesten Systeme für die Gastronomie:

Kassensysteme im Überblick

orderbird

Ideal für: Restaurants und Cafés jeder Größe

• iPad-basiertes System
• TSE integriert (Cloud-TSE)
• Gute Gastronomie-Funktionen (Tischplan, Splitten)
• Kosten: ab 49€/Monat

ready2order

Ideal für: Kleinere Betriebe, Imbisse, Cafés

• Einfach zu bedienen
• TSE integriert
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Kosten: ab 29€/Monat

gastrofix

Ideal für: Größere Restaurants, Hotels, Systemgastronomie

• Umfangreiche Funktionen
• TSE integriert
• Gute Integration mit anderen Systemen
• Kosten: individuell

SumUp

Ideal für: Sehr kleine Betriebe, Food Trucks, Pop-ups

• Günstige Einstiegslösung
• TSE-fähig
• Einfach zu bedienen
• Kosten: ab 0€ Grundgebühr, Transaktionsgebühren

Nutzen Sie diese Checklisten, um Ihre Kassenführung zu überprüfen und zu optimieren: